Lohnt sich KI für unser Unternehmen? Den KI-Business-Case rechnen

Lohnt sich KI für unser Unternehmen?

KI lohnt sich für einen Prozess, nicht für ein Unternehmen als Ganzes. Die brauchbare Frage lautet, ob ein benannter Prozess, etwa Eingangsrechnungen, Kundenanfragen oder Angebote, mit KI pro bearbeitetem Fall weniger kostet, schneller läuft oder weniger Fehler macht als heute, wenn alle Kosten des KI-Systems mitgerechnet sind. Können Sie den Prozess noch nicht benennen, lässt sich die Frage noch nicht beantworten, und das ist bereits das erste Ergebnis Ihres Business Case.

Genau hier hängen viele Unternehmen fest. In der Bitkom-Umfrage vom 14. September 2026 nennen 54 % der Unternehmen, die KI nutzen, und 63 % der Unternehmen, die sie nicht nutzen, schwer kalkulierbare Kosten als Hemmnis. In einer Studie der DZ Bank, über die die Börsen-Zeitung am 24. September 2026 berichtete, sagen 41 % der Inhaber und Geschäftsführer, dass der konkrete Nutzen für sie bislang nicht klar erkennbar ist. Und laut den Forrester-Prognosen für 2026, über die CIO.de berichtete, kann weniger als ein Drittel der KI-Verantwortlichen den Wertbeitrag von KI klar finanziell darlegen.

Auch die Budgets stehen unter genauerer Beobachtung. Die Lünendonk-Studie zum deutschen IT-Dienstleistungsmarkt, über die das IT-Finanzmagazin am 6. August 2026 berichtete, beschreibt KI-Investitionen als „stärker auf ihre Wirtschaftlichkeit geprüft und enger gesteuert“. Ein Business Case für einen einzelnen Prozess hält dieser Prüfung stand, weil er auf Ihren eigenen Zahlen beruht.

Was kostet der Prozess heute?

Messen Sie den heutigen Prozess, bevor irgendjemand etwas baut, denn eine Einsparung lässt sich nur gegenüber einem Ausgangswert zeigen. Die BDEW-Studie von 2026 fragt für jeden KI-Anwendungsfall, welcher Nutzen plausibel ist und wie er gemessen wird. Beantworten Sie die zweite Hälfte zuerst. Erheben Sie diese Zahlen an echten Fällen, aus Ihren Systemen und bei den Mitarbeitenden, die die Fälle bearbeiten:

• Fälle pro Monat, gezählt im ERP, im Ticketsystem oder im Postfach.
• Minuten pro Fall, gemessen an einer Stichprobe aus normalen und schwierigen Fällen, einschließlich Suchen, Übertragen zwischen Systemen und Rückfragen bei Kollegen.
• Der Vollkosten-Stundensatz der Mitarbeitenden im Prozess, abgestimmt mit dem Controlling.
• Die Fehler- und Nacharbeitsquote: wie viele Fälle zurückkommen und was eine Korrektur weiter hinten im Prozess kostet.
• Durchlaufzeit und Rückstau, wo Geschwindigkeit für Kunden oder die Liquidität zählt.
• Was der Prozess heute schon an Software und externen Leistungen kostet.

Halten Sie fest, wie jede Zahl gemessen wurde. Wird die KI-Variante später anders gemessen, trägt der Vergleich nicht, und das Controlling wird es merken.

Was kostet KI? Aufbau, Betrieb und Nutzung

Ordnen Sie jede Kostenposition einer von drei Gruppen zu, denn sie verhalten sich unterschiedlich. Aufbaukosten fallen einmal an, vor dem Go-live. Betriebskosten fallen jeden Monat an, ob das System wenige oder viele Fälle bearbeitet. Nutzungskosten wachsen mit jedem bearbeiteten Fall. Die Bitkom-Umfrage von 2026 zeigt, wohin das Geld in der Praxis fließt: Unternehmen, die KI nutzen, nennen Infrastruktur wie Cloud und Rechenkapazität (51 %), Datenaufbereitung (50 %), Integration (41 %), Lizenzen (21 %), externe Beratung (21 %) und Schulung (19 %) als große Kostenpunkte. Nur 8 % nennen Tokens, die Einheiten, in denen Modellanbieter die Nutzung abrechnen.

Ein LLM-Gateway ist ein kontrollierter Zugang zu allen Modellen, mit Schlüsseln, Budgets und Logs, und macht die Modellkosten pro Fall sichtbar. Die Bitkom-Zahlen sagen nur, wie oft ein Posten als groß genannt wurde. Wie groß er bei Ihnen ausfällt, sagen sie nicht. In einem Prozess, in dem Menschen die Ergebnisse freigeben, können Prüfminuten und Eskalationen die Modellrechnung übersteigen. Deshalb stehen sie in der Spalte Nutzung neben der Modellnutzung. Der Leitfaden zu den Vollkosten eines KI-Workflows rechnet ein Beispiel durch.

Wie gut müssen die Ergebnisse sein, und wer prüft sie?

Legen Sie die Qualitätsschwelle fest, bevor der Aufbau beginnt, denn sie entscheidet über den Nutzen und über den Prüfaufwand. Formulieren Sie sie als Fehlertypen mit Schweregrad: Ein falscher Betrag im ERP ist etwas anderes als ein holpriger Satz in einem Antwortentwurf. Manche Fehler dürfen nie ohne menschliche Prüfung durchgehen, und für den Rest vereinbaren Sie, welcher Anteil Ihrer eigenen Testfälle richtig bearbeitet werden muss. Mangelhafte Ergebnisqualität ist laut der Bitkom-Umfrage von 2026 für 26 % der Unternehmen, die KI nutzen, ein Hemmnis. Die Geschäftsführung wird also zuerst nach dieser Zeile fragen.

Der Prüfaufwand folgt aus der Schwelle. Multiplizieren Sie den Anteil der Fälle, die ein Mensch prüft, mit den Minuten pro Prüfung und dem Vollkosten-Stundensatz. Planen Sie zu Beginn eine vollständige Prüfung ein, senken Sie den Anteil erst, wenn Messergebnisse es erlauben, und behalten Sie dauerhaft eine Zufallsstichprobe. Ein System, das oft richtig liegt, aber bei jedem Fall vollständig geprüft werden muss, spart womöglich wenig. Ein System, das seine Quellen zeigt, sodass die Prüfung schnell geht, spart womöglich mehr.

Rechnen Sie die Prüfzeit als Kosten, auch wenn sich keine Stelle ändert. Der Leitfaden zum Budget für menschliche Prüfung zeigt, wie Sie diese Stunden planen.

Was kostet ein bearbeiteter Fall im Vergleich zu heute?

Führen Sie die drei Teile zu einer Zahl zusammen, den Kosten pro bearbeitetem Fall. Sie macht den KI-Prozess vergleichbar mit dem heutigen Prozess und mit anderen Optionen, etwa einem gekauften Produkt oder einem einfachen regelbasierten Workflow.

1. 1

   Nutzungskosten pro Fall addieren

   Modellnutzung und Prüfzeit, dazu eskalierte und korrigierte Fälle zu den heutigen manuellen Kosten.

2. 2

   Anteil der Betriebskosten hinzurechnen

   Teilen Sie die monatlichen Betriebskosten durch die in diesem Monat bearbeiteten Fälle.

3. 3

   Anteil der Aufbaukosten hinzurechnen

   Verteilen Sie den Aufbau über den Zeitraum, in dem Sie das System ohne größeren Umbau betreiben wollen, und weisen Sie das offen aus. Zeigen Sie das Ergebnis mit und ohne diesen Anteil, denn die Zahl ohne ihn ist das, was der laufende Prozess kostet.

4. 4

   Durch erledigte Fälle teilen

   Zählen Sie nur die Fälle, die das System abgeschlossen oder übergeben hat. Begonnene, aber nicht abgeschlossene Fälle zählen nicht.

5. 5

   Mit dem Ausgangswert vergleichen

   Stellen Sie die Zahl den heutigen Kosten pro Fall gegenüber, gemessen auf dieselbe Weise. Geschwindigkeit, Rückstau und Fehlerquoten weisen Sie daneben aus, rechnen sie aber nicht ein.

Die Amortisation folgt aus denselben Zahlen. Die monatliche Einsparung ist der heutige Kostensatz pro Fall minus der neue Kostensatz pro Fall ohne Aufbauanteil, multipliziert mit den Fällen pro Monat. Teilen Sie die Aufbaukosten durch diese Einsparung, dann haben Sie die Zahl der Monate, bis sich der Aufbau bezahlt gemacht hat. Liegt die Einsparung nahe null, gibt es keine Amortisation zu besprechen. Machen Sie vor der Unterschrift noch einen Test: Was passiert, wenn nur die Hälfte des erwarteten Nutzens eintritt? Rechnen Sie alles noch einmal mit der halben Einsparung durch.

Wie messen wir den ROI von KI, wenn der Nutzen diffus ist?

Diffus ist der Nutzen, wenn KI über alle verteilt ist, etwa bei Lizenzen für einen Chat-Assistenten im ganzen Büro: Jede Person spart ein wenig, niemand kann sagen, wie viel, und kein Prozess ändert sich sichtbar. Messen wollen Unternehmen es trotzdem. In der KPMG-Umfrage unter 480 Entscheiderinnen und Entscheidern in Deutschland vom 9. Juni 2026 gelten Produktivitäts- und Effizienzgewinne (65 %) sowie Umsatz- oder Wachstumsbeitrag (48 %) als Erfolg. Im Flexera-Bericht vom 5. November 2025 planten dagegen nur 19 % der Befragten, den Erfolg von KI im Jahr 2026 zu messen.

Drei Schritte machen diffusen Nutzen messbar:

• Messen Sie zuerst Nutzung und Ausgaben: wer welches Werkzeug wie oft nutzt und zu welchen Kosten pro Team. Lizenzen, die niemand nutzt, lassen sich am leichtesten einsparen.
• Wählen Sie die wenigen wiederkehrenden Aufgaben, bei denen sich die Nutzung bündelt, etwa Antwortentwürfe oder Zusammenfassungen von Dokumenten, und messen Sie die Zeit mit und ohne KI an denselben Fällen.
• Machen Sie aus der häufigsten dieser Aufgaben einen Prozessschritt, der an Ihre Systeme angebunden ist, und rechnen Sie dafür einen Business Case wie für jeden anderen Prozess.

Unsere kostenlose KI-Nutzungsanalyse deckt den ersten Schritt ab: eine Seite zu KI-Ausgaben und Qualität, erstellt aus Exporten, die Sie selbst auswählen, ohne Zugriff auf Ihre Systeme.

Wann stoppen wir, und wer entscheidet?

Schreiben Sie die Abbruchkriterien in den Business Case, bevor der erste Euro ausgegeben ist, denn sobald ein Pilot ein Team und eine Demo hat, will ihn niemand mehr beenden. Ein Experte des VDMA sagte es am 1. Juni 2026 gegenüber produktion.de deutlich: „Nicht jedes KI-Pilotprojekt ist zum Erfolg verurteilt.“ Typische Kriterien sind:

• Die Qualität auf Ihren eigenen Testfällen bleibt an zwei Prüfterminen hintereinander unter der vereinbarten Schwelle.
• Die Kosten pro bearbeitetem Fall ohne Aufbauanteil liegen nicht unter den heutigen.
• Der Anteil der zu prüfenden Fälle sinkt nicht wie geplant, sodass die Einsparung auf dem Papier bleibt.
• Die Menschen nutzen das System nicht für die Fälle, für die es gebaut wurde.
• Eine einfachere Option, etwa eine feste Regel oder ein besseres Formular, liefert den Großteil des Ergebnisses für weniger Geld.

Legen Sie fest, wer an jedem Prüftermin entscheidet, meist die Prozessverantwortlichen gemeinsam mit dem Controlling, und was jedes Ergebnis finanziert: weitermachen, den Entwurf ändern oder stoppen und das System stilllegen. Der Leitfaden dazu, wann ein KI-Projekt gestoppt werden sollte, zeigt, wie diese Entscheidung ohne den Druck bereits versenkter Kosten gelingt.

Gibt es eine Vorlage für den KI-Business-Case zum Ausfüllen?

Ja, die folgende. Übernehmen Sie diese Tabelle in eine Tabellenkalkulation und ergänzen Sie eine Spalte für heute und eine für die KI-Variante. Lassen Sie eine Zeile lieber leer, als zu raten, und markieren Sie, welche Zahlen gemessen und welche noch Annahmen sind. Jede Annahme wird zu etwas, das der Pilot messen muss.

Wenn Sie eine zweite Meinung zu Ihren Zahlen möchten, sprechen Sie mit einem Engineer. Das erste Gespräch ist kostenlos, dauert 30 Minuten und braucht keinen Zugriff auf Ihre Systeme oder Daten. Für jede weitere Arbeit gilt ein Festpreis pro Schritt, schriftlich vereinbart nach dem ersten Gespräch.

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