Vom KI-Piloten zum System im Alltag: für Leitung Digitalisierung und KI-Beauftragte

Operative Ergebnisse aus einer KI-Strategie, die es schon gibt. In der KPMG-Befragung von 480 Entscheiderinnen und Entscheidern in deutschen Unternehmen aus dem Jahr 2026 haben 98 % eine erste KI-Strategie, aber nur 39 % sagen, dass das Top-Management sie aktiv steuert, und 37 % haben klar definierte Verantwortlichkeiten und Governance. Der Auftrag hat sich verschoben: weg vom Strategiepapier, hin zu Systemen, die Menschen jeden Tag nutzen.

Die Lücke liegt im Schritt vom Pilot in den Betrieb. In der Lünendonk-Studie 2026 mit 180 CIOs, IT-Leitungen und Fachbereichsleitungen aus der DACH-Region, über die CIO.de berichtete, pilotieren 58 % der Unternehmen KI-Agenten, 19 % nutzen sie produktiv in einzelnen Bereichen und 1 % durchgängig; 66 % sagen, dass weniger als ein Viertel ihrer pilotierten Agenten das Testlabor verlässt. Der Studienautor fasste es so zusammen: „Was fehlt, ist die operative Konsequenz“.

• Eine kurze Liste von Anwendungsfällen, jeder mit Verantwortlichem im Fachbereich, gemessener Ausgangslage und erwartetem Effekt, statt einer langen Ideenliste.
• Piloten, die entweder in den Betrieb gehen oder nach einem vorab vereinbarten Kriterium beendet werden.
• Grundlagen, die der nächste Anwendungsfall wiederverwenden kann: Datenzugriff mit Berechtigungen, ein Gateway vor allen Modellen, Tests und Monitoring.
• Regeln, die eingehalten werden, weil ein freigegebenes Werkzeug es leicht macht.
• Eine Übersicht, die die Geschäftsführung lesen kann: was läuft, was es pro Vorgang kostet und wie oft es richtig liegt.

Die Arbeit von KI-Beauftragten beginnt mit dem Wissen, welche KI im Einsatz ist. Die KI-Verordnung (AI Act) schreibt keinen KI-Beauftragten vor, der mit dem Datenschutzbeauftragten vergleichbar wäre, wie der Schulungsanbieter skill-sprinters 2026 festhielt. Ihr Artikel 4 verlangt Maßnahmen für eine angemessene KI-Kompetenz der Menschen, die mit KI arbeiten, und nach dem Digital Omnibus bleibt es eine Pflicht, solche Maßnahmen zu ergreifen, wie die Kanzlei Lewis Silkin im Juli 2026 zusammenfasste. Viele Unternehmen benennen trotzdem jemanden: In der KI-Sicherheitsstudie 2026 von BSI und TÜV-Verband haben 63 % der KI nutzenden Unternehmen eine benannte KI-Verantwortung und 59 % verbindliche interne Richtlinien, während sich 71 % schlecht über die Anforderungen der KI-Verordnung informiert fühlen. Wie Ihr Unternehmen diese Pflichten erfüllt, entscheidet es selbst, beraten von seinen Juristen. Wir beschreiben hier die technische Seite.

Die Inventur beginnt meist bei der Schatten-KI. In der IW-Befragung 2026 nutzen 29,1 % der Beschäftigten, die bei der Arbeit KI verwenden, Werkzeuge, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat, und 44,5 % unter Beschäftigten, deren Arbeitgeber KI-Kompetenzen stark fördert. Das Fazit des Instituts: „Wer fördert, ohne bereitzustellen, macht die Nutzung unkontrollierbar.“ In der Bitkom-Befragung 2025 hatten 23 % der Unternehmen Regeln für die KI-Nutzung, nach 15 % im Vorjahr, und 31 % planten sie.

• Inventur: welche Werkzeuge, Modelle und Agenten in welchen Teams mit welchen Daten und zu welchen Kosten im Einsatz sind. Unsere kostenlose KI-Nutzungsanalyse beginnt damit, auf Basis Ihrer Abrechnungs- und Nutzungsexporte, aggregiert nach Team.
• Einstufung: welche Nutzungen unter die Hochrisiko-Liste der KI-Verordnung fallen könnten, etwa das Sichten und Ranken von Bewerbungen oder Kreditscoring. Das sind Hochrisiko-Anwendungen nach Anhang III, mit zusätzlichen Pflichten für den Betreiber ab dem 2. Dezember 2027. Dort entscheiden Menschen, und wir automatisieren diese Entscheidungen nicht.
• KI-Kompetenz: eine kurze, dokumentierte Einführung pro Team in die Werkzeuge, mit denen es arbeitet: was das Werkzeug kann, wo es scheitert und wann man nachprüfen sollte. Für jedes System, das wir bauen, schreiben wir diese Beschreibung mit Ihnen.
• Regeln, die die Plattform durchsetzt: freigegebene Modelle hinter einem Gateway, Datenklassen, die nicht an externe Modelle gehen dürfen, und eine mit dem Betriebsrat vereinbarte Protokollierung, damit die Richtlinie mehr ist als ein Dokument.
• Transparenz: wo ein Assistent mit Kunden spricht, ein Hinweis, dass sie es mit KI zu tun haben. Laut der Zusammenfassung von Lewis Silkin aus dem Jahr 2026 gelten die Pflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung seit dem 2. August 2026.

Sie kommen von Geschäftsführung, Finanzleitung, IT und Fachbereichen, und genau so formuliert tauchen sie in Fachpresse, Umfragen und Praxisforen auf:

• „Was läuft bereits produktiv, was ist noch Pilot oder Spielwiese?“
• „Mit welchem Ziel seid ihr gestartet, und was ist tatsächlich daraus geworden?“
• „Warum scheitern KI-Projekte trotz guter Tools?“
• „Nach welchen Kriterien priorisierst du?“, wenn die Liste der KI-Ideen länger ist als das Budget
• „Ist die Geschäftsführung mit an Bord, oder seid ihr Einzelkämpfer?“
• „Welche KI-Tools werden bereits im Haus genutzt, auch privat durch Mitarbeitende?“, die erste Frage der KI-Beauftragten

Jede dieser Fragen braucht eine messbare Antwort. Deshalb beginnt die Reihenfolge beim Prozess und seiner Ausgangslage, das Werkzeug kommt später.

• Welcher Prozess zuerst. Wählen Sie nach Menge, heutigen Kosten pro Vorgang und Wiederholungsgrad, und prüfen Sie, ob es überhaupt KI braucht oder ob Regeln, eine Prozessänderung oder bessere Daten reichen. Unser Leitfaden zur Wahl des ersten Prozesses enthält ein Bewertungsschema.
• Kaufen, bauen oder beides. Wo ein Standardprodukt den Schritt schon abdeckt, etwa der Assistent in Microsoft 365 oder die KI-Funktionen Ihres Ticket-, CRM- oder Dokumentensystems, nutzen Sie es. Bauen lohnt sich, wo die Arbeit über Systeme wie SAP, SharePoint und ServiceNow hinweg läuft, wo Daten auf eigenen Servern bleiben müssen oder wo kein Produkt zum Prozess passt.
• Wo es läuft. SaaS-Werkzeug, eigenes Cloud-Konto oder eigene Server, entschieden pro Datenklasse gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten.
• Wie Qualität beurteilt wird. Abnahmekriterien und Testfälle aus Ihrer eigenen Arbeit, mit dem Fachbereich vereinbart, bevor gebaut wird, damit über den Go-live eine Messung entscheidet.
• Wer es nach dem Go-live verantwortet. Eine benannte Person im Fachbereich, ein Betrieb in der IT oder bei Cloudsail, ein Budget für die laufenden Kosten und die Abbruchkriterien.
• Was der zweite Anwendungsfall wiederverwendet. Gateway, Konnektoren, Berechtigungen und Testaufbau bleiben, damit das nächste System nicht bei null beginnt.

Genau diese Grundlagen fehlen den meisten Unternehmen. Im Enterprise AI Maturity Index 2026 von ServiceNow haben nur 16 % der deutschen Unternehmen etablierte Test-, Audit- und Risikoprozesse für KI, und 72 % nennen Datenrichtigkeit, Datenzugriff und Datenmanagement als größte Hürden. In der Lünendonk-Studie 2026 stehen Datenqualität und Integration (98 %), Orchestrierungsplattformen und Infrastruktur (94 %), Schulung und Change (87 %) sowie KI-Compliance (87 %) ganz oben auf den Investitionsplänen der nächsten zwei Jahre.

Wir bauen diese Grundlagen im Zuge des ersten Anwendungsfalls: Konnektoren, die Berechtigungen aus SharePoint, Dateiablagen und ERP mitnehmen, ein Gateway mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen pro Team und eine Testsuite aus Ihren eigenen Fällen, die nach jeder Änderung an Modellen, Prompts oder Daten erneut läuft. In Ihrem eigenen Cloud-Konto oder auf eigenen Servern, je nach Daten.

• Eine Demo, die funktioniert und nie weiterkommt. Abnahmekriterien, ein Verantwortlicher im Fachbereich und eine Weiter-oder-Stopp-Regel werden vor dem Pilot vereinbart.
• Zu viele parallele Initiativen ohne Business Case. Führen Sie ein Portfolio, in dem jeder Anwendungsfall eine Ausgangslage, einen erwarteten Effekt und ein Abbruchkriterium hat, und besprechen Sie es regelmäßig mit der Geschäftsführung.
• Daten, die nicht bereit sind. Erfassen Sie die Quellen für den einen Anwendungsfall, statt ein unternehmensweites Datenprojekt aufzusetzen.
• Beschäftigte nutzen das Werkzeug nicht. Wir bauen es in die bestehende Arbeit ein, das Team schreibt Testfälle mit, und die Nutzung wird pro Team gemessen, nie pro Person.
• Schatten-KI und Ausgaben, für die niemand zuständig ist. Eine freigegebene Plattform hinter einem Gateway, Budgets pro Team und die Nutzungsanalyse bringen beides unter Kontrolle.
• Anbieter, die Modelle ändern oder abkündigen. Vor jedem Modellwechsel laufen Regressionstests aus Ihren eigenen Fällen, und über das Gateway tauschen Sie Modelle, ohne Anwendungen umzuschreiben.
• Überraschungen durch KI-Verordnung oder Betriebsrat. Benennen Sie Hochrisiko-Anwendungen früh, binden Sie den Betriebsrat vor einem Pilot mit echten Beschäftigten ein, und bauen Sie die Protokollierung so, dass eine Betriebsvereinbarung eingehalten werden kann.

Verlangen Sie Belege, die vor der Geschäftsführung bestehen, von uns und von allen anderen:

• Eine gemessene Ausgangslage des Prozesses vor dem Projekt und dieselbe Messung danach.
• Abnahmekriterien und eine Bestehensquote auf Ihren eigenen Fällen, mit Übergabe des Testsets an Sie.
• Eine Architektur, die zeigt, wohin Daten fließen und wo sie liegen, und wie Berechtigungen für Assistenten und Agenten durchgesetzt werden.
• Kosten pro bearbeitetem Vorgang, aufgeteilt in Bau, Betrieb und Modellverbrauch.
• Wer es nach dem Go-live betreibt, mit Betriebshandbüchern, denen Ihr Team ohne den Anbieter folgen kann.
• Einen Ausstiegsweg: Code, Konfiguration und Tests in Ihren Repositories und Modelle, die Sie hinter einem Gateway austauschen können.
• Wenn ein Anbieter keine Referenz für Ihre Lage hat: einen kleinen Test auf Ihren eigenen Daten und die Methode dahinter, statt einer Folie.

Beginnen Sie mit dem, was es schon gibt. Wenn Beschäftigte ChatGPT, Copilot oder andere bezahlte KI-Werkzeuge nutzen, macht die kostenlose KI-Nutzungsanalyse aus Ihren Nutzungs- und Abrechnungsexporten eine Seite: wohin das Geld geht, welche drei Änderungen wir zuerst machen würden und was als Nächstes gemessen werden sollte. Für KI-Beauftragte ist das die erste Fassung der Inventur.

Wenn ein Pilot feststeckt, bringen Sie ihn in ein kostenloses 30-minütiges Gespräch mit einem Engineer. Wir schauen, was er braucht, um einen Abnahmetest zu bestehen und im Betrieb zu laufen. Weder das Gespräch noch die Analyse braucht Zugriff auf Ihre Systeme oder Daten. Wenn Sie weitermachen, bekommt jeder Schritt einen Festpreis, schriftlich vereinbart nach dem ersten Gespräch.