Angebote schneller raus, Aufträge ohne Abtippen ins ERP

Angebote gehen früher und mit weniger Fehlern hinaus, und Aufträge landen im ERP, ohne dass jemand sie noch einmal abtippt. In vielen Vertriebsteams ist die Papierarbeit der Engpass: den aktuellen Preis, die richtige Artikelnummer, das letzte Angebot an diesen Kunden und einen realistischen Liefertermin aus mehreren Systemen zusammensuchen. Ein Anbieter-Fallbeispiel in den Folien eines BIHK-Webinars von 2026 sagt es so: „Bottleneck Angebotserstellung“, ein „Angebotsprozess manuell, fehleranfällig und langsam“ und die Warnung: „Während Sie noch Daten suchen, hat der Wettbewerber das Angebot schon abgeschickt!“

Der Vertrieb gehört zu den am schnellsten wachsenden KI-Bereichen in Deutschland. In der Bitkom-Umfrage 2026 unter Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzen 14 % der Unternehmen, die KI einsetzen, sie im Vertrieb, nach 5 % im Jahr 2025. In einer Studie von VDMA und Strategy& aus dem Jahr 2025 unter 247 Industrieunternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz erwarteten 53 % Auswirkungen generativer KI in Vertrieb und Marketing.

• Angebote früher beim Kunden, weil Preise, Artikel und frühere Angebote schon eingetragen sind, wenn der Vertriebsmitarbeiter den Entwurf öffnet.
• Weniger Fehler durch Abtippen, weil Artikelnummern, Preise und Liefertermine direkt aus dem ERP kommen.
• Aufträge, die als E-Mail mit PDF kommen, gelangen ohne manuelle Erfassung ins ERP, von einem Menschen geprüft.
• Ein aktuelles CRM ohne zusätzliches Tippen: Angebote, Aufträge und Nachfassaktionen werden erfasst, während sie passieren.
• Erfahrene Vertriebsleute haben wieder Zeit für Kunden und komplexe Angebote.

Der Assistent übernimmt das Suchen, Kopieren und Entwerfen zwischen einer Anfrage und dem verschickten Angebot oder zwischen einem per E-Mail eingegangenen Auftrag und dem Kundenauftrag im ERP, sodass niemand mehr für ein Angebot zwischen mehreren Programmen hin- und herspringen muss.

Öffentliche Beispiele aus Deutschland zeigen das Muster. Cloudsail hat sie nicht gebaut. Für Aufträge per E-Mail zeigt das Beispiel Zentis auf unserer Seite zur Dokumentenverarbeitung, was eine automatische Auftragserfassung erreichen kann. Der Anbieter Nemox berichtete 2026 (Logistik Heute), dass sein Assistent beim Luftfrachtspediteur Cargo Movers Angebote in Outlook entwirft, die Mitarbeitenden sie prüfen und bestätigen, 54 % der Angebote unverändert an den Kunden gingen und 17 % mit einer Korrektur. In Anbietermaterial aus einem BIHK-Webinar von 2026 erfasst der Stahlhändler BUHLMANN Anfragen per Telefon, E-Mail oder PDF, die KI schlägt Materialien vor, und der Vertrieb gibt das Angebot frei oder lässt es nach Kriterien wie dem Angebotsvolumen automatisch versenden.

• Angebotserstellung: liest die Anfrage aus Outlook, einem Webformular oder einem PDF, ordnet die gewünschten Positionen Ihrem Artikelstamm zu, holt Preise, Rabatte und Lieferzeiten aus SAP oder Ihrem ERP und entwirft das Angebot in Ihrer Vorlage.
• Ähnliche frühere Angebote: findet, was dieser Kunde oder vergleichbare Kunden früher angeboten bekamen, zu welchem Preis und zu welchen Konditionen, damit der Entwurf auf Ihrer eigenen Praxis aufbaut.
• Auftragserfassung: liest Kunde, Positionen, Mengen und Termine aus Aufträgen per E-Mail und PDF, gleicht sie mit dem ERP ab und legt einen Kundenauftrag als Entwurf an, den ein Mensch freigibt.
• Abweichungen markiert: Preise, die von der Preisliste abweichen, unbekannte Artikelnummern, fehlende Lieferadressen oder Mengen außerhalb des üblichen Rahmens.
• CRM-Pflege: trägt Angebote, Aufträge und E-Mail-Kontakte in Salesforce, Microsoft Dynamics oder HubSpot ein und schlägt die nächste Nachfassaktion vor.
• Anfragen sortieren: ordnet eingehende Anfragen nach Produktlinie, Kunde und Wert und leitet sie an die richtige Person im Vertrieb weiter.

Preise und Lieferzusagen verlassen das Unternehmen schriftlich, deshalb gibt ein Mensch jedes Angebot und jeden Auftrag oberhalb der von Ihnen gesetzten Grenzen frei. Diese Grenzen sind die wichtigste Entscheidung beim Aufbau, und sie liegt bei Ihnen.

• Freigabegrenzen nach Angebotswert, Rabatt, Marge, Kundengruppe oder Produktlinie, ähnlich der Gewichtsgrenze bei Cargo Movers oder den Kriterien wie dem Angebotsvolumen bei BUHLMANN. Oberhalb einer Grenze gibt eine Vertriebsmitarbeiterin, ein Vertriebsmitarbeiter oder die Vertriebsleitung frei. Darunter darf der Assistent selbst versenden, sobald Tests zeigen, dass er für diese Art zuverlässig ist.
• Sonderpreise, Rabatte außerhalb der Regel und Zahlungsbedingungen: immer ein Mensch.
• Angebote, die technisches Urteil brauchen, etwa Sondermaschinen oder Sonderanfertigungen: Der Assistent stellt frühere Projekte und Daten zusammen, die Entscheidung trifft die Konstruktion.
• Freigabe von Kundenaufträgen im ERP: Ein Mensch bestätigt, außer Sie erlauben die automatische Freigabe für eine getestete Auftragsart.
• Kreditentscheidungen: Die Prüfung der Kreditwürdigkeit von Privatpersonen (Kreditscoring) ist nach der KI-Verordnung (AI Act) ein Hochrisiko-Einsatz mit zusätzlichen Pflichten für das einsetzende Unternehmen, deshalb trifft oder sortiert der Assistent solche Entscheidungen nicht.

Der Assistent liest Preise und Stammdaten live aus Ihrem ERP, lernt Ihre Praxis aus früheren Angeboten und läuft dort, wo Ihre Preisdaten liegen dürfen.

Prüfen Sie zuerst, was Sie schon haben. SAP S/4HANA Cloud erstellt bereits Kundenauftragsanforderungen aus PDF oder Bild, schlägt Feldwerte vor und simuliert Preis- oder Positionsabweichungen vor der Umwandlung, wie der SAP-Partner PIKON 2025 beschrieb. Es gibt spezialisierte Produkte für die Auftragserfassung, etwa das bei Zentis eingesetzte, und CRM-Anbieter ergänzen ihre eigenen Werkzeuge um KI-Funktionen. Kommen Ihre Aufträge in einem Format in ein aktuelles SAP-Release, kann die Standardfunktion reichen. Ein eigener Assistent ist sinnvoll, wenn Sie gemischte oder ältere ERP-Systeme betreiben, wenn Angebote Daten aus mehreren Systemen und früheren Projekten brauchen oder wenn sie technisches Urteil erfordern, das Feldvorschläge nicht abdecken.

• ERP-Anbindung: SAP S/4HANA, SAP ECC oder ein anderes ERP über seine Standardschnittstellen gelesen, für Preise, Konditionen, Bestände und Kundendaten. Kundenauftragsentwürfe werden nur über einen freigegebenen, protokollierten Schritt geschrieben.
• Frühere Angebote und Aufträge: Ihr Angebotsarchiv aus CRM, SharePoint oder dem Dokumentenmanagement, etwa d.velop oder ELO, nach Kunde, Produkt und Ergebnis indexiert, damit der Assistent vergleichbare Fälle findet.
• E-Mail und Dokumente: Postfächer in Outlook oder Exchange und PDF-Aufträge werden mit einer Extraktion gelesen, die Feld für Feld an Ihren eigenen Dokumenten getestet ist. Aufträge, die schon per EDI kommen, bleiben bei EDI.
• Preisdaten auf eigenen Servern oder im eigenen Cloud-Konto: Preislisten, Margen und Kundenkonditionen gehören zu Ihren sensibelsten Daten und müssen nicht zu einem externen KI-Dienst. Ein Open-Weight-Modell, also ein Modell, dessen Gewichte Sie selbst betreiben können, läuft auch in Ihrem Rechenzentrum.
• Jeder Wert nachvollziehbar: Jeder Preis, jede Artikelnummer und jedes Datum im Entwurf verweist auf den ERP-Datensatz oder das frühere Angebot, aus dem es stammt.
• Ein LLM-Gateway, also ein einziger kontrollierter Zugang zu allen Modellen mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen, damit die Kosten pro Angebot und pro Auftrag sichtbar sind.

Vor dem Go-live durchläuft der Assistent einen Abnahmetest mit einer Auswahl Ihrer echten früheren Anfragen und Aufträge, bei denen das richtige Angebot oder der richtige Kundenauftrag bereits feststeht. Sie legen die Schwelle je Angebots- oder Auftragsart vor dem Test fest, und nur die Arten, die sie erreichen, gehen live.

Im Betrieb laufen dieselben Tests nach jeder Änderung, und wir berichten bearbeitete Angebote und Aufträge, den Anteil unverändert versendeter Entwürfe, Korrekturen und Kosten pro Vorgang. Die Stunden pro Angebot und pro Auftrag messen wir vorher und nachher an Ihren eigenen Fällen. Die Computerwoche zählte „Der Chatbot schreibt Angebote“ 2026 zu den häufigsten KI-Fails im Mittelstand, deshalb geht nichts ungetestet an einen Kunden.

• Feldgenauigkeit je Dokumentart: Kunde, Artikelnummern, Mengen, Preise und Termine im Vergleich mit dem, was Ihr Team erfasst hat.
• Angebotsqualität: der Anteil der Entwürfe, die Ihr Vertrieb unverändert, mit einer Korrektur oder gar nicht versenden würde.
• Prüfung von Preisen und Konditionen: kein Preis, Rabatt oder Liefertermin, den das ERP nicht hergibt.
• Verhalten an den Grenzen: Jeder Fall oberhalb einer Grenze geht an einen Menschen, jedes Mal.
• Keine doppelten Aufträge: Eine erneut gesendete E-Mail oder ein wiederholter Schritt erzeugt nie einen zweiten Kundenauftrag.

Angebotserstellung und Auftragserfassung sind nach der KI-Verordnung (AI Act) kein Hochrisiko-Einsatz. Entscheidend sind hier der Datenschutz für die Kundenkontakte in Ihrem CRM und der Schutz Ihrer Preisdaten. Kreditscoring von Privatpersonen ist hochriskant und bleibt außen vor. Spricht der Assistent direkt mit Kunden, etwa in einem Chat für Angebotsanfragen auf Ihrer Website, gilt seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflicht aus Artikel 50 der KI-Verordnung, und der Kunde muss erfahren, dass er mit einer KI zu tun hat.

Ihr Datenschutzbeauftragter bekommt von uns die technischen Fakten: welche personenbezogenen Daten von Kundenkontakten der Assistent aus dem CRM liest, wo sie verarbeitet werden, was wie lange protokolliert wird und welcher Modellanbieter sie gegebenenfalls sieht. Liegen die Preisdaten auf eigenen Servern, verlässt keine Preisliste und keine Marge das Unternehmen. Sie entscheiden, beraten von Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihren Anwälten. Das ist keine Rechtsberatung.

Protokolle, die zeigen, wer im Vertrieb welches Angebot freigegeben oder geändert hat, können zur Leistungskontrolle geeignet sein, deshalb ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligt. Wir arbeiten mit pseudonymisierten IDs und vereinbarten Aufbewahrungsfristen und dokumentieren die Gestaltung für die Betriebsvereinbarung.

Beginnen Sie mit der Dokumentart, die am meisten Tipparbeit kostet und das klarste richtige Ergebnis hat: meist Aufträge per E-Mail in einem wiederkehrenden Format oder Standardangebote aus der Preisliste.

• In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Eingangskanäle, Systeme und Mengen an, ohne Zugriff auf Systeme oder Daten.
• Eine Stichprobe früherer Anfragen, Angebote und Aufträge zeigt, welche Arten der Assistent bearbeiten kann und was jeweils das richtige Ergebnis war.
• Wir vereinbaren Abnahmeschwellen und Freigaberegeln und testen an den früheren Fällen, bevor irgendetwas einen Kunden erreicht.
• Der Assistent arbeitet zuerst neben Ihrem Team mit und übernimmt dann Art für Art, soweit Tests und Zahlen aus dem Betrieb es erlauben.
• Jeder Schritt hat einen Festpreis, der nach dem Erstgespräch schriftlich vereinbart wird.