Aufträge, Lieferscheine und Formulare ohne Abtippen in Ihre Systeme

Ihre Sachbearbeitung kopiert keine Auftragsnummern, Mengen und Termine mehr aus PDFs in SAP und kümmert sich um die Ausnahmen: den falschen Preis, die unbekannte Materialnummer, den Kunden, der einen Anruf braucht. Die Computerwoche beschrieb 2023 die typische Ausgangslage bei Zentis: „Viele Aufträge werden als E-Mail mit angehängtem PDF eingereicht.“ „Deshalb können sie nicht automatisch im SAP-System weiterverarbeitet werden.“ Die Fachzeitschrift logistik-heute brachte den Alltag 2026 in einem Bericht über den Logistiksoftware-Anbieter Nemox auf den Satz: „Ein Sachbearbeiter arbeitet heute in fünf Programmen gleichzeitig.“

Am häufigsten setzen deutsche Unternehmen KI für Text ein. Unter den Unternehmen ab 10 Beschäftigten, die KI einsetzten, zählte Destatis 2024 Text Mining bei 48 % und die Erzeugung natürlicher Sprache bei 34 %. Branchenumfragen sehen die Datenextraktion weit vorn: In einer Umfrage von Sollers Consulting unter 35 Versicherern in mehreren Ländern aus dem Jahr 2025 nutzten 69 % KI zur Datenextraktion, und im Descartes-Benchmark 2026 unter 300 europäischen Verladern und Logistikdienstleistern, einer Anbieterstudie, nutzten 41 % KI für die automatisierte Dateneingabe und die Verarbeitung unstrukturierter Daten.

• Weniger Stunden Abtippen pro Auftrag, Lieferschein oder Schadenmeldung. Wir messen die Stunden pro Dokument vorher und nachher, an Ihrem eigenen Volumen.
• Aufträge stehen in SAP, sobald sie eintreffen, ohne darauf zu warten, dass jemand ins Postfach schaut. Bestätigungen gehen so früher raus.
• Weniger Tippfehler bei Mengen, Preisen und Terminen, die später zu Falschlieferungen und Gutschriften führen.
• Spitzen zum Saisonstart oder Monatsende werden ohne zusätzliche Aushilfen zum Abtippen bewältigt.
• Erfahrene Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter kümmern sich um Kunden und Ausnahmen, was zählt, wenn der Fachkräftemangel sie schwer ersetzbar macht.

Das System liest die Dokumente, die per E-Mail, Scan oder Upload eingehen, erkennt die Felder, die Ihr Prozess braucht, und bereitet die Buchung oder den Vorgang für den nächsten Schritt vor.

Zwei gemessene Beispiele aus anderen Unternehmen, berichtet von Presse und Anbietern. Cloudsail war an keinem der beiden beteiligt. Die Computerwoche berichtete 2023, dass Zentis in Aachen Aufträge, die als E-Mail mit PDF eingehen, mit dem Anbieter Workist liest: Der Anteil automatisch verarbeiteter Dokumente stieg von etwa 60 % nach dem Training auf „etwa 80 Prozent“, die Felderkennung lag „über 90 Prozent“. 2026 berichtete der Anbieter Nemox in der Fachzeitschrift logistik-heute, dass der Frankfurter Luftfrachtspediteur Cargo Movers mehr als 28.000 Frachtrechnungspositionen gegen sein Transportmanagementsystem abgeglichen hat und 97 % keine Korrektur der erkannten Werte brauchten.

• Kundenaufträge per E-Mail oder PDF: Kunde, Materialnummern, Mengen, Preise und Liefertermine, vorbereitet als SAP-Kundenauftrag.
• Lieferscheine: abgeglichen mit Bestellung und Wareneingang, Abweichungen bei Menge oder Position markiert.
• Auftragsbestätigungen von Lieferanten: bestätigte Termine und Preise mit Ihrer Bestellung verglichen, Abweichungen an den Einkauf.
• Schadenmeldungen und Reklamationen: Kunden- oder Vertragsnummer, Beschreibung, Beträge und Anhänge sortiert, Dubletten erkannt.
• Anträge und Formulare, etwa Kunden-, Service-, Genehmigungs- oder Förderanträge, auf Vollständigkeit geprüft, bevor ein Mensch entscheidet.
• Gescannte Formulare wie Zählerstandskarten, SEPA-Mandate und Änderungen der Bankverbindung. Die Fachpresse (ZfK, 2026) berichtete, dass die Stadtwerke Pforzheim genau daran arbeiten.
• Der übrige Posteingang: nach Typ sortiert und an das richtige Team geleitet, die wichtigsten Felder schon ausgefüllt.

Das System kann eingehende Verträge und Lieferantenbedingungen gegen das Playbook Ihres Unternehmens prüfen und jede abweichende Klausel markieren, mit Klausel und Regel nebeneinander. Entscheiden muss Ihre Juristin oder Ihr Vertragsmanager. Ein Playbook sind hier Ihre schriftlichen Regeln: welche Haftungsgrenzen Sie akzeptieren, Zahlungsbedingungen, Vertragsstrafen, Rechtswahl, Kündigungs- und Datenschutzklauseln, jeweils mit Rückfallpositionen. Die Prüfung findet zu jeder Regel die passende Klausel, markiert sie als passend, abweichend oder fehlend und kann eine Antwort in Ihrer Standardformulierung entwerfen, die die prüfende Person bearbeitet.

Das Interesse ist größer als die Nutzung. In der Bitkom-Umfrage 2026 setzen 8 % der Unternehmen mit KI-Einsatz sie in der Rechts- oder Steuerabteilung ein. In der Noerr-Umfrage 2024 unter Rechtsabteilungen nutzten etwa 25 % bereits KI-Werkzeuge, nur 15 % hatten KI-Richtlinien, und 42 % sahen KI als Sicherheitsrisiko.

Verträge enthalten Geschäftsgeheimnisse, deshalb läuft diese Prüfung auf eigenen Servern oder in Ihrem eigenen Cloud-Konto. Kanzleien greifen meist zu juristischen KI-Produkten wie Noxtua oder Harvey. Eine eigene Prüfung lohnt sich für Rechtsabteilungen mit eigenem Playbook, Verträgen, die im Unternehmen bleiben müssen, und einem DMS wie d.velop oder ELO, mit dem sie zusammenarbeiten muss. Heraus kommt eine vorbereitete Prüfung für Ihre Juristen, die weiter die Verantwortung tragen. Eine Rechtsberatung ist das nicht.

Menschen prüfen, was das System nicht sicher erkennt, und entscheiden alles, was das Unternehmen bindet: Preise, Lieferzusagen, Zahlungen, Schadenregulierung und Vertragsbedingungen.

• Jedes Feld hat einen Sicherheitswert. Unter der vereinbarten Schwelle geht das Dokument in die Prüfwarteschlange, das Feld ist im Original markiert.
• Prüfungen gegen Stammdaten verhindern stille Fehler: Eine unbekannte Materialnummer, ein Preis abseits der Preisliste oder eine Menge weit außerhalb der üblichen Bestellung des Kunden geht an einen Menschen.
• Neue Kunden, neue Lieferanten und Dokumente unbekannten Typs gehen immer an einen Menschen.
• Am Anfang wird alles geprüft. Dokumenttypen werden einzeln für die Dunkelverarbeitung freigegeben, sobald ihre gemessene Genauigkeit die vereinbarte Schwelle erreicht.
• Kreditentscheidungen, Schadenregulierung und Zahlungen bleiben bei Menschen. Die Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen sowie Risikobewertung und Preisbildung in der Lebens- und Krankenversicherung sind nach Anhang III der KI-Verordnung (AI Act) Hochrisiko-Anwendungen. Wer KI dafür einsetzt, übernimmt die Hochrisiko-Pflichten einschließlich menschlicher Aufsicht, die nach dem aktuellen Zeitplan ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Daten aus einem solchen Antrag auszulesen ist Extraktion. Die Entscheidung selbst automatisieren wir nicht.
• Bewerbungen gehören nicht dazu: Die Vorauswahl und das Ranking von Bewerbenden sind nach der KI-Verordnung (AI Act) ebenfalls Hochrisiko-Anwendungen, und diese Entscheidung automatisieren wir nicht.

Wir binden Postfach oder Scanner an, lesen jedes Dokument mit einem passenden Verfahren für seinen Typ, prüfen die Felder gegen Ihre Systeme und übergeben das Ergebnis über die Schnittstellen, die Ihr ERP bereits bietet. Dokumente und erkannte Daten bleiben auf eigenen Servern oder in Ihrem eigenen Cloud-Konto.

• Eingang: Sammelpostfächer in Outlook oder Exchange, Scanner-Ausgaben, Upload-Ordner, ein DMS wie d.velop oder ELO und EDI, wo Partner bereits strukturierte Daten senden.
• Lesen: Texterkennung für Scans plus ein Sprachmodell, das auch unbekannte Layouts versteht, damit das Bestellformular eines neuen Kunden keine neue Vorlage braucht.
• Prüfung: Kunden-, Material- und Lieferantennummern werden in SAP oder Ihrem ERP nachgeschlagen, Preise mit Preislisten und Verträgen verglichen, Summen und Termine geprüft.
• Prüfwarteschlange: eine Maske mit dem Originaldokument neben den erkannten Feldern. Jede Korrektur wird gespeichert und zu einem neuen Testfall.
• Übergabe: SAP-Kundenaufträge, Auftragsbestätigungen oder Wareneingänge laufen über Standardschnittstellen von SAP. Buchhaltungsdaten gehen auf dem Weg in DATEV, den Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater schon nutzt, andere ERP-Systeme erhalten die Daten über ihre Schnittstellen oder Importdateien. Das Original bleibt in Ihrem DMS verknüpft.
• Betrieb: Überwachung von Mengen, Länge der Warteschlange und Korrekturquoten, mit Warnung, wenn ein Kunde sein Formular ändert und die Genauigkeit sinkt.

Wenn Sie SAP S/4HANA Cloud nutzen, prüfen Sie zuerst die eingebaute Funktion. Laut dem SAP-Partner PIKON (2025) erzeugt S/4HANA Cloud bereits Kundenauftragsanforderungen aus PDF oder Bild, schlägt Feldwerte vor und simuliert Preis- oder Positionsabweichungen vor der Umwandlung. Für Standardaufträge in ein aktuelles SAP-System kann das genügen.

Spezialisierte Produkte für Dokumentenverarbeitung, oft IDP genannt (Intelligent Document Processing), decken verbreitete Dokumenttypen wie Rechnungen gut ab. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn einer dieser Punkte zutrifft, und wir sagen Ihnen im Erstgespräch, wenn Kaufen die bessere Antwort ist:

• Mehrere ERP-Systeme, ein älteres SAP-Release oder SAP gemischt mit anderen Systemen.
• Dokumenttypen, die kein Produkt kennt: Ihre eigenen Formulare, technische Lieferscheine, Schadenmeldungen mit gemischten Anhängen.
• Prüfungen nach Ihren Regeln: Vertragspreise, kundenspezifische Vereinbarungen, Plausibilität gegen die Bestellhistorie.
• Dokumente, die auf eigenen Servern bleiben müssen.
• Ein Postfach mit vielen Dokumenttypen, die erst sortiert werden müssen, bevor sie gelesen werden können.

Vor dem Go-live messen wir pro Feld und pro Dokumenttyp, wie oft das System den richtigen Wert erkennt, an einer Stichprobe Ihrer eigenen Dokumente. Herstellerzahlen aus anderen Unternehmen sagen wenig über Ihre Formulare, deshalb stützt sich die Entscheidung auf Ihre Zahlen.

Nach dem Go-live berichten wir die Korrekturen pro Feld und Dokumenttyp, damit ein Rückgang auffällt, wenn ein Kunde oder Lieferant sein Layout ändert. Wenn Sie einen Business Case brauchen, messen wir die Stunden pro Dokument vorher und nachher.

• Ein Testsatz aus Ihren echten Dokumenten, auch mit schlechten Scans, handschriftlichen Notizen und ungewöhnlichen Layouts, mit den richtigen Werten aus dem, was Ihr Team erfasst hat.
• Genauigkeit pro Feld: Auftragsnummer, Materialnummer, Menge, Preis und Termin werden getrennt gemessen, weil eine falsche Menge mehr kostet als eine falsche Referenz.
• Der Anteil der Dokumente, die gar keine Korrektur brauchen, pro Dokumenttyp.
• Prüftests: Dokumente mit absichtlichen Fehlern, etwa einem unbekannten Material oder einem falschen Preis, müssen in der Prüfwarteschlange landen.
• Schattenbetrieb vor dem Go-live: Das System läuft neben Ihrer Sachbearbeitung, die wie gewohnt erfasst, und beide Ergebnisse werden verglichen.
• Schwellen, schriftlich vereinbart vor dem Abnahmetest, und dieselben Tests nach jeder Änderung an Modell, Prompts oder Regeln.

Aufträge, Schadenmeldungen und Formulare enthalten oft personenbezogene Daten. Deshalb dokumentieren wir, was gespeichert wird, wo es verarbeitet wird, wie lange Dokumentbilder und erkannte Daten aufbewahrt werden und wer sie sehen kann. Sie entscheiden, beraten von Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihren Juristen. Von uns kommt eine technische Beschreibung, keine Rechtsberatung. Jeder erkannte Wert bleibt mit dem Originaldokument und der freigebenden Person verknüpft, damit Prüfer und Ihr Steuerberater jede Buchung nachvollziehen können.

Die E-Rechnung verändert, welche Rechnungen überhaupt noch gelesen werden müssen: Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD kommen als strukturierte Daten, bei inländischen Rechnungen gibt es also immer weniger auszulesen. Unsere Seite zu Finanzen und Buchhaltung behandelt die Termine der E-Rechnungspflicht und die Arbeit, die dort bleibt: die Prüfung von Rechnungen gegen Bestellung und Wareneingang. Bei der Dokumentenverarbeitung bleiben alle Dokumente, die keine Rechnungen sind: Aufträge, Lieferscheine, Bestätigungen, Schadenmeldungen, Anträge und Rechnungen aus dem Ausland.

Hält die Prüfwarteschlange fest, wer was korrigiert hat, kann sie individuelle Leistung sichtbar machen, und damit ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gefragt. Wir protokollieren pro Dokument und Team mit pseudonymisierten Nutzer-IDs und stimmen Auswertungen vor dem Go-live mit dem Betriebsrat ab.

Fangen Sie mit dem einen Dokumenttyp an, der am meisten Abtippen kostet und klare Regeln hat, meist Kundenaufträge oder Lieferantenbestätigungen. Für jeden Schritt vereinbaren wir nach dem Erstgespräch schriftlich einen Festpreis.

• Zählen Sie die Dokumente pro Typ und die Stunden, die heute dafür anfallen.
• Sammeln Sie eine Stichprobe echter Dokumente mit den Werten, die Ihr Team dafür erfasst hat.
• Prüfen Sie, ob der SAP-Standard oder ein fertiges Produkt diesen Typ schon abdeckt.
• Vereinbaren Sie Felder, Schwellen und Prüfregeln, dann bauen, im Schattenbetrieb testen und live gehen.
• Nehmen Sie den nächsten Dokumenttyp mit eigenen Tests dazu.