ChatGPT im Unternehmen und Datenschutz: welche Optionen es gibt

Welche Möglichkeiten gibt es, ChatGPT im Unternehmen zu nutzen?

Es gibt vier. Sie unterscheiden sich darin, was das Unternehmen verlässt und wer darüber bestimmt. Die Sorge ist verbreitet: In der Bitkom-Befragung vom 14. September 2026 nannten KI-nutzende Unternehmen Anforderungen des Datenschutzes als größtes Hemmnis (66 %), und 45 % befürchteten, dass Unternehmensdaten in falsche Hände geraten. Die meisten fangen trotzdem mit kostenlosen Werkzeugen an: Im IW-Zukunftspanel, veröffentlicht in IW-Trends im Juli 2025, nutzten 37 % der Unternehmen KI, die meisten davon kostenlose Werkzeuge wie ChatGPT oder Copilot, 14 % kostenpflichtige Dienste und etwa 4 % eigene Systeme.

Die Stufen schließen sich nicht aus. Viele Unternehmen kombinieren sie, etwa einen Business-Tarif für allgemeines Formulieren und einen Assistenten auf eigenen Servern für Personal- oder Kundendaten.

Dürfen Beschäftigte ihre privaten ChatGPT-Konten für die Arbeit nutzen?

Nicht für Unternehmensdaten. Mit privaten Konten gehen Unternehmensdaten an einen Anbieter, mit dem das Unternehmen keinen Vertrag hat. Ein Arbeitsrechtler der Kanzlei Pöppel Rechtsanwälte (5. Mai 2026) weist darauf hin, dass Beschäftigte, die im Auftrag des Arbeitgebers personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug eingeben, eine Verarbeitung auslösen, für die der Arbeitgeber verantwortlich bleibt, und dass die Eingabe sensibler Informationen in ein generatives KI-Werkzeug als Offenlegung gilt und den Schutz als Geschäftsgeheimnis nach dem GeschGehG beenden kann. Ohne Vertrag gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Mitspracherecht bei der Aufbewahrung und keinen Weg, als Unternehmen etwas löschen zu lassen.

Außerdem sieht das Unternehmen nicht, was hinausgeht. Ein Administrator schrieb auf administrator.de: „Ob der MA da Kundendaten reinschüttet, weiß natürlich niemand.“ Deshalb geben die nächsten Stufen den Beschäftigten ein Werkzeug, über das das Unternehmen bestimmt, statt nur das bisher genutzte zu verbieten.

Was regeln ChatGPT Business und Enterprise, und was nicht?

Ein Business- oder Enterprise-Vertrag gibt dem Unternehmen, was privaten Konten fehlt: einen Vertragspartner, eine zentrale Nutzerverwaltung und Einstellungen, über die ein Administrator bestimmt. Was er nicht ändert, ist der Ort der Verarbeitung: Prompts, hochgeladene Dateien und Antworten werden in der Infrastruktur des Anbieters nach dessen Bedingungen verarbeitet. Ob das akzeptabel ist, hängt von den Daten ab, und Bedingungen ändern sich. Prüfen Sie deshalb die aktuelle Fassung, statt sich auf eine Zusammenfassung zu verlassen, auch nicht auf unsere.

Deutsche Einkaufs-Checklisten stellen immer wieder dieselben drei Fragen: „Wo laufen die Modelle?“, „Werden Daten zum Training weitergegeben?“ und „Gibt es eine Auftragsverarbeitung?“. Stellen Sie sie dem Anbieter schriftlich, zusammen mit zwei weiteren:

• In welchen Ländern werden Prompts, Dateien, Antworten und Protokolle verarbeitet und gespeichert, und lässt sich ein Standort in der EU wählen?
• Werden Eingaben zum Training von Modellen verwendet, standardmäßig oder über eine Einstellung, die jemand einschalten könnte?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, der Vertrag nach Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag), und welche Unterauftragsverarbeiter nennt er?
• Wie lange werden Unterhaltungen, Dateien und Protokolle aufbewahrt, auch nachdem eine Person sie gelöscht hat, und wer beim Anbieter kann sie einsehen, etwa zur Missbrauchsüberwachung?
• Was sehen Administratoren über einzelne Nutzer, und lassen sich diese Auswertungen begrenzen? Das wird der Betriebsrat fragen

Reichen die Antworten für die Daten, mit denen Ihre Leute arbeiten werden, ist ein Business-Tarif die einfachste Option. Reichen sie nicht, gehen Sie eine Stufe höher.

Können wir einen Assistenten wie ChatGPT im eigenen Cloud-Konto in der EU betreiben?

Ja, auf Azure OpenAI oder Amazon Bedrock. Auf dieser Stufe nutzen die Beschäftigten eine Chat-Oberfläche, die das Unternehmen selbst betreibt, angebunden an Modelle im eigenen Cloud-Konto. Prompts gehen weiterhin an einen Cloud-Anbieter, aber unter dem Cloud-Vertrag, den Sie für Ihre anderen Systeme ohnehin haben, in einer Region und Bereitstellungsart Ihrer Wahl, und Oberfläche, Nutzerliste und Protokolle liegen in Ihrem eigenen Konto. Open-Source-Oberflächen wie Open WebUI oder LibreChat sehen ähnlich aus wie die öffentlichen Werkzeuge und funktionieren auch so, mit Chat, Datei-Upload und Verlauf. Für viele Unternehmen ist das der beste Kompromiss aus Datenschutz und Bedienbarkeit.

Zwei Details entscheiden, ob Daten in der EU bleiben. Bei Azure OpenAI zählt die aufgerufene Bereitstellungsart mehr als die Region, in der Sie die Ressource anlegen. Bei Amazon Bedrock zählt die aufgerufene Region oder das Inferenzprofil. Unser Leitfaden zur EU-Datenresidenz bei Azure OpenAI und Amazon Bedrock nennt die Einstellungen, erklärt, wer Prompts zur Missbrauchsüberwachung sehen kann, und hält fest: Eine EU-Region regelt den Ort der Verarbeitung, aber nicht, welches Recht auf den Anbieter zugreifen kann.

Setzen Sie ein LLM-Gateway zwischen Oberfläche und Modelle, also einen kontrollierten Zugang zu allen Modellen, mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen. Es lässt nur EU-Endpunkte zu, gibt jedem Team ein Budget und führt ein Protokoll, das Sie selbst konfigurieren. Außerdem ändert es das Kostenmodell: Statt einer Lizenz pro Nutzer zahlen Sie die tatsächliche Modellnutzung plus den Betrieb der Plattform. Ein Administrator beschreibt ein solches Setup auf administrator.de als „deutlich günstiger als personalisierte Zugänge“. Ob das für Sie gilt, hängt davon ab, wie viele Leute es wie intensiv nutzen.

Was, wenn Daten das Haus gar nicht verlassen dürfen?

Dürfen bestimmte Daten an keinen externen Anbieter gehen, etwa Personalakten, Gesundheitsdaten, Konstruktionsunterlagen oder Daten, die ein Kundenvertrag im eigenen Rechenzentrum hält, betreiben Sie das Modell selbst. Ein Open-Weight-Modell ist ein Modell, dessen Gewichte Sie auf eigenen Servern betreiben können. Prompts, Dokumente, Antworten und Protokolle bleiben dann in Ihrem Rechenzentrum, und kein Anbieter sieht sie.

Immer mehr Mittelständler gehen diesen Weg. In einer Befragung von CIO und Computerwoche mit Dell, veröffentlicht am 3. September 2026 (106 IT-Verantwortliche aus KMU in der DACH-Region, vom Hersteller gesponsert), hatten 20 % mit dem Aufbau lokaler Server-Infrastruktur für KI begonnen. Der Bericht beschreibt, dass Mittelständler „ihre Sprachmodelle und Workloads nach Möglichkeit dort betreiben wollen, wo ihre Daten liegen“.

Das bedeutet mehr Aufwand: Hardware, eine Serving-Software, Updates, Monitoring und Tests nach jedem Modellwechsel. Dazu brauchen Sie ein Modell, das auf Deutsch für Ihre Aufgaben gut genug ist, und das sollten Sie an Ihren eigenen Vorgängen testen. Unser Leitfaden zu On-Premise-LLMs für Unternehmen beschreibt die Schichten und die Dimensionierung der Hardware. Brauchen Sie Verarbeitung in der EU unter Vertrag statt gar keiner externen Verarbeitung, ist die Stufe mit dem eigenen Cloud-Konto meist weniger Arbeit.

Was hat der Betriebsrat damit zu tun?

Der Betriebsrat kommt ins Spiel, sobald das Unternehmen das System selbst betreibt. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift die Mitbestimmung, wenn ein System objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, unabhängig von der Absicht. Das Arbeitsgericht Hamburg (16. Januar 2024, 24 BVGa 1/24) verneinte sie für einen Fall, in dem Beschäftigte ChatGPT im Browser nutzten und der Arbeitgeber über die KI keinen Zugriff auf Beschäftigtendaten hatte. Stellt das Unternehmen ein eigenes Werkzeug bereit und hält die Protokolle, passt diese Begründung nicht mehr. Planen Sie die Betriebsvereinbarung deshalb zusammen mit der Plattform.

Der Bitkom-Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ (Anfang 2026) empfiehlt, in der Betriebsvereinbarung festzuhalten, wer auf welche Daten zugreifen darf und „wie Zugriffe protokolliert werden“. Im eigenen Cloud-Konto oder auf eigenen Servern konfigurieren Sie diese Protokolle selbst: Team-Schlüssel statt Namen, Prompts standardmäßig nicht gespeichert, kurze Fristen und aggregierte Auswertungen. Unser Leitfaden zu Betriebsrat und KI-Protokollierung zeigt die Einstellungen. Das ist die technische Seite. Ihr Unternehmen entscheidet, beraten von seinen Datenschutzbeauftragten und Anwälten, und nichts hier ist Rechtsberatung.

Welche Option passt, und was passiert, wenn wir keine anbieten?

Maßgeblich sind die sensibelsten Daten, mit denen gearbeitet werden soll. Für allgemeines Formulieren und öffentliche Informationen kann ein Business-Tarif reichen. Für Kunden-, Vertrags- oder Personaldaten, die unter Vertrag in der EU verarbeitet werden dürfen, passt eine eigene Oberfläche auf dem eigenen Cloud-Konto. Für Daten, die das Haus nicht verlassen dürfen, eigene Server. Viele Unternehmen landen bei zwei Stufen nebeneinander.

Nichts anzubieten ist auch eine Entscheidung, und sie führt zu Schatten-KI: Werkzeuge, die Beschäftigte für die Arbeit nutzen, ohne dass das Unternehmen sie bereitstellt. Im IW-Kurzbericht vom 19. September 2026 nutzten 29,1 % der Beschäftigten, die bei der Arbeit KI verwenden, Werkzeuge, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hatte. Bitkom (21. Oktober 2025) stellte fest, dass sich der Anteil der Unternehmen, die eine weit verbreitete Nutzung privater KI-Werkzeuge melden, binnen eines Jahres von 4 % auf 8 % verdoppelt hat. Weitere 17 % sehen Einzelfälle. Unser Leitfaden zu Schatten-KI erklärt, warum Verbote scheitern und wie eine freigegebene Alternative aussieht.

Machen Sie zum Start eine Bestandsaufnahme, was bereits genutzt wird und was es kostet: Die kostenlose KI-Nutzungsanalyse bringt Ausgaben und Qualität auf eine Seite, erstellt aus Exporten, die Sie selbst auswählen. Um zu besprechen, welche Stufe zu Ihren Daten passt: Mit einem Engineer sprechen, in einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch ohne Zugriff auf Ihre Systeme oder Daten.

Azure OpenAI und BedrockOn-Premise-KIDatenschutzbeauftragte