Wann Microsoft 365 Copilot reicht und wann sich eine eigene KI lohnt

Wann reicht Microsoft 365 Copilot?

Copilot reicht, wenn die künftigen Nutzer ihren Arbeitstag in Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint verbringen und sich ihre Fragen aus diesen Quellen beantworten lassen. Typische Aufgaben sind: einen langen Mailverlauf zusammenfassen, Notizen aus einer Teams-Besprechung vorbereiten, einen Brief nach Vorlage entwerfen, die aktuelle Version eines Dokuments finden oder aus einer Tabelle einen kurzen Kommentar machen. Für solche Arbeit steckt Copilot bereits in den Werkzeugen, die alle nutzen, meldet sich mit dem vorhandenen Microsoft-Konto an und arbeitet mit den Berechtigungen, die im Unternehmen schon gesetzt sind. Dasselbe selbst zu bauen, lohnt sich selten.

Viele Unternehmen fangen hier an. Im Studienbericht von Bitkom zu KI in Deutschland (Befragung 2025) nutzten 70 % der KI-nutzenden Unternehmen ChatGPT und 28 % Copilot. Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst formulierte im September 2026 eine Warnung, die für jede Lizenz gilt: „Wer nur eine Lizenz kauft, hat KI eingekauft, aber noch nichts verändert.“ Ob sich Copilot auszahlt, hängt davon ab, ob die Leute es für Arbeit nutzen, auf die es ankommt. Messen Sie das mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie es für alle ausrollen.

• Das benötigte Wissen steckt in Mails, Chats, Besprechungen und Office-Dokumenten
• Die Aufgaben sind allgemein: formulieren, zusammenfassen, suchen und vorbereiten
• Die Daten dürfen in der Microsoft-Cloud unter Ihrem bestehenden Microsoft-Vertrag verarbeitet werden
• Die Berechtigungen in SharePoint, OneDrive und Teams sind in Ordnung, oder Sie sind bereit, sie vorher aufzuräumen

Wann lohnt sich ein eigener KI-Assistent?

Ein eigener Assistent lohnt sich, wenn der Nutzen in Daten oder Prozessen liegt, die Copilot nicht gut erreicht. Mit eigenem Assistenten meinen wir eine Chat-Oberfläche oder einen KI-Agenten, der in Ihrem eigenen Cloud-Konto oder auf Ihren eigenen Servern läuft, das Modell Ihrer Wahl nutzt und Ihre Systeme mit deren Berechtigungen liest. Fünf Situationen kommen immer wieder vor:

• Daten außerhalb von Microsoft 365: Die Antworten hängen an SAP oder einem anderen ERP, an einem DMS wie d.velop oder ELO, an einem Ticketsystem, einer Produktdatenbank oder Fileservern, die nie nach SharePoint umgezogen sind. Microsoft bietet Konnektoren und in Copilot Studio gebaute Agenten, um weitere Quellen einzubinden. Prüfen Sie also je System, ob es einen Konnektor gibt, wie aktuell er die Daten hält und ob er die Berechtigungen mitnimmt
• Daten, die Ihre eigenen Server nicht verlassen dürfen: Copilot läuft in der Microsoft-Cloud. Verlangen Verträge, Kundenvorgaben oder Ihre eigene Risikobewertung, dass bestimmte Daten im eigenen Rechenzentrum bleiben, muss auch der Assistent dort laufen, mit einem Open-Weight-Modell, also einem Modell, dessen Gewichte Sie auf eigenen Servern betreiben können
• Berechtigungen jenseits von Microsoft: Wer welchen Kunden, welche Kostenstelle oder welche Personalakte sehen darf, ist oft in SAP-Rollen oder DMS-Zugriffslisten festgelegt, von denen Microsoft 365 nichts weiß. Ein eigener Assistent kann jede Suche anhand der Zugriffslisten des Quellsystems nach der Identität der fragenden Person filtern
• Kosten pro Nutzer bei vielen Anwendern: Copilot wird pro Nutzer lizenziert. Würden viele Beschäftigte einen Assistenten nur ab und zu nutzen, kann ein gemeinsamer Assistent, der nach tatsächlicher Modellnutzung abgerechnet wird, insgesamt günstiger sein, auch wenn Aufbau und Betrieb mitgerechnet werden. Rechnen Sie das mit Ihren eigenen Zahlen nach
• Ein bestimmter Prozess: Eingangsrechnungen gegen Bestellungen prüfen, Angebote aus früheren Angeboten und ERP-Preisen vorbereiten oder Kundenanfragen ins Ticketsystem einsortieren ist mehr als Chat. Dafür braucht es einen KI-Agenten, ein Programm, das Schritte in Ihren Systemen ausführt und Ergebnisse zur Freigabe vorlegt, getestet an Ihren eigenen Vorgängen

Die meisten Unternehmen sind noch nicht so weit. Im IAB-Betriebspanel, veröffentlicht im Mai 2026, nutzten 90 % der KI-nutzenden Betriebe kostenlose Werkzeuge, 16 % gekaufte Modelle, die mit eigenen Daten trainiert wurden, und 6 % eigene Modelle. Genau in der Lücke zwischen einem Chat-Werkzeug und einer KI, die Ihre Dokumente und Systeme kennt, rechnet sich ein eigener Assistent.

Wie schneiden Copilot und eigene KI im Vergleich ab?

Die Tabelle vergleicht beide Optionen anhand der Fragen, die meist den Ausschlag geben. Jede Zeile beschreibt eine Tendenz. Prüfen Sie sie gegen Ihre eigenen Systeme und Verträge.

Kann Copilot vertrauliche Daten offenlegen?

Ja, wenn die Berechtigungen zu weit gefasst sind, und das gilt für jeden Assistenten, auch einen selbst gebauten. Copilot zeigt einer Person nur Inhalte, die sie ohnehin öffnen darf. Das Problem: In vielen Tenants dürfen zu viele Leute zu viel öffnen, etwa Sites, die für das ganze Unternehmen freigegeben sind, Links, die für alle in der Organisation funktionieren, oder alte Projektordner, die nie jemand aufgeräumt hat. Bisher hat diese Dateien niemand gefunden. Ein Assistent, der alles durchsucht, was eine Person sehen darf, findet sie in Sekunden. Man spricht von Oversharing.

IT-Verantwortliche fragen das ganz direkt. Eine von Syskit gesammelte Webinar-Frage lautet sinngemäß: Wie würden Sie vorgehen, wenn ein Unternehmen Copilot sofort einschalten will, obwohl Identitäten zu viele Rechte haben, Ressourcen zu weit freigegeben sind und es weder Datenklassifizierung noch Verantwortliche oder Lebenszyklusregeln gibt? Auch Microsofts eigener Zero-Trust-Workshop behandelt Oversharing als Teil der Vorbereitung auf KI. Die Antwort ist in beiden Fällen dieselbe: Berechtigungen zuerst.

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   Finden, was zu weit freigegeben ist

   Listen Sie Sites, Teams und Ordner auf, die für das ganze Unternehmen oder für alle mit Link offen sind, und die vertraulichen Inhalte darin, etwa Personal-, Gehalts-, Vertrags- und Kundendaten.

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   Jeder Site einen Verantwortlichen geben

   Jemand muss entscheiden, wer Zugriff haben soll. Auf Sites ohne Verantwortliche bleibt Oversharing bestehen.

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   Breite Zugriffe entfernen und vertrauliche Inhalte kennzeichnen

   Entziehen Sie unternehmensweite Zugriffe, wo sie nicht gebraucht werden, und kennzeichnen Sie vertrauliche Inhalte, damit sie ausgeschlossen oder gesondert behandelt werden können.

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   Vor dem Go-live als echte Nutzer testen

   Stellen Sie dem Assistenten Fragen mit den Konten von Personen aus verschiedenen Abteilungen und prüfen Sie, dass jede nur sieht, was sie sehen soll. Bewahren Sie diese Testfragen auf und wiederholen Sie sie nach jeder Änderung.

Bei einem eigenen Assistenten ist die Arbeit dieselbe, mit einem zusätzlichen Schritt: Die Berechtigungen jedes Quellsystems müssen in den Suchindex übernommen und bei jeder Anfrage geprüft werden. RAG heißt: Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten, mit Quellenangabe. Unser Leitfaden zu Dokumentberechtigungen in RAG beschreibt, wie das geht und wie Sie es mit Nutzern testen, die abgewiesen werden müssen.

Was kostet Copilot im Vergleich zu einer eigenen Lösung?

Beide werden unterschiedlich abgerechnet. Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten für Ihre eigenen Nutzer statt Listenpreise. Copilot-Preise nennen wir hier nicht: Preise und Aktionen ändern sich, und die Quellen, die wir geprüft haben, widersprechen sich. Fragen Sie Ihren Microsoft-Partner nach dem aktuellen Angebot und vergleichen Sie dann die Kostenpositionen:

• Copilot: eine Lizenz pro Nutzer, egal ob die Person sie täglich oder selten nutzt, dazu der Aufwand für das Aufräumen der Berechtigungen und die Schulung
• Eigener Assistent: Aufbau der Oberfläche, der Anbindungen an Ihre Systeme und des Berechtigungsfilters, danach der Betrieb mit Updates und Tests nach jeder Änderung, dazu die Modellnutzung, pro Anfrage in Ihrem Cloud-Konto abgerechnet oder über eigene Hardware abgedeckt
• Beide: die Zeit, die Menschen mit dem Prüfen von Antworten verbringen, und die Begleitung, damit das Werkzeug auch genutzt wird

Zwei Muster geben meist den Ausschlag. Nutzen die meisten Beschäftigten den Assistenten viel und überwiegend für Inhalte aus Microsoft 365, lassen sich Lizenzen pro Nutzer gut planen. Nutzen ihn viele nur gelegentlich, oder brauchen einige Teams tiefen Zugriff auf ERP- oder DMS-Daten, kann ein gemeinsamer, nach Nutzung abgerechneter Assistent günstiger sein. Ein Administrator beschreibt auf administrator.de, dass er eine eigene Oberfläche auf nutzungsbasiert abgerechnete Modelle gesetzt hat, weil das „deutlich günstiger als personalisierte Zugänge“ sei. Das ist die Erfahrung eines einzelnen Unternehmens. Unser Leitfaden zu den Vollkosten eines KI-Workflows zeigt, wie Sie für beide Optionen die Kosten pro bearbeitetem Fall berechnen.

Können wir Copilot und eine eigene Lösung kombinieren?

Ja, und für viele Unternehmen ist das die ehrliche Antwort: Copilot für die alltägliche Büroarbeit, ein eigener Assistent oder KI-Agent für die Prozesse und Daten, die Copilot nicht gut erreicht oder die das Haus nicht verlassen dürfen. Die beiden konkurrieren nicht um dieselben Aufgaben. Fragen Sie zuerst, welche Aufgaben am meisten zählen und wo deren Daten liegen, und wählen Sie dann das Werkzeug pro Aufgabe.

Wenn Sie Modelle selbst betreiben, setzen Sie ein LLM-Gateway davor, also einen kontrollierten Zugang zu allen Modellen, mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen. Damit wechseln Sie Modelle, ohne jede Anwendung anzupassen, und sehen, welches Team was nutzt. Unser Leitfaden zum LLM-Gateway erklärt, was es leistet und wann Sie eines brauchen. Unser Leitfaden zu selbst betriebener KI oder verwalteter API hilft bei der Entscheidung, wo welches Modell laufen soll.

Wie entscheiden wir, ohne uns festzulegen?

Entscheiden Sie Aufgabe für Aufgabe, anhand Ihrer eigenen Daten und gemessener Ergebnisse, und halten Sie sich in jedem Fall den Ausstieg offen:

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   Zuerst die Aufgaben auflisten

   Schreiben Sie die Aufgaben auf, bei denen heute am meisten Zeit verloren geht, jeweils mit den Systemen und Dokumenten, die dafür nötig sind.

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   Markieren, wo die Daten liegen und wohin sie dürfen

   Notieren Sie je Aufgabe, ob die Daten in Microsoft 365 oder anderswo liegen und ob sie in einer öffentlichen Cloud verarbeitet werden dürfen. Diese Liste sollte Ihr Datenschutzbeauftragter sehen.

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   Berechtigungen prüfen

   Führen Sie eine Oversharing-Prüfung in Microsoft 365 durch und notieren Sie, wo andere Systeme festlegen, wer was sehen darf.

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   An echten Vorgängen pilotieren und messen

   Testen Sie die passende Option je Aufgabe mit einer kleinen Gruppe an deren echten Vorgängen und messen Sie Zeit pro Vorgang und Qualität vorher und nachher. Entscheiden Sie über den Rollout anhand dieser Zahlen, nicht anhand einer Demo.

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   Den Ausstieg offen halten

   Was immer Sie bauen: Code, Prompts, Tests und Daten bleiben in Ihren eigenen Konten, und ein Gateway sorgt dafür, dass sich Modelle austauschen lassen. Unser Leitfaden zu Build or Buy beschreibt, was Sie vor der Unterschrift klären sollten.

Wenn Sie eine zweite Meinung zu Ihrer Situation möchten: Mit einem Engineer sprechen, in einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch, das keinen Zugriff auf Ihre Systeme oder Daten braucht. Zahlen Sie bereits für Copilot, ChatGPT oder ähnliche Lizenzen, bringt die kostenlose KI-Nutzungsanalyse Ausgaben und Qualität auf eine Seite, erstellt aus Exporten, die Sie selbst auswählen.

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