Rechnungen geprüft und abgeglichen, über Abweichungen entscheidet Ihre Buchhaltung

Weniger Stunden fließen in Routineprüfungen, mehr Aufmerksamkeit in die Rechnungen, die Geld kosten: falsche Preise, doppelte Rechnungen und berechnete Ware, die nie angekommen ist. Saubere Rechnungen gehen bereits geprüft in die Freigabe, und jede Abweichung kommt mit Begründung und den zugehörigen Belegen.

Die Buchhaltung gehört zu den am schnellsten wachsenden KI-Bereichen in deutschen Unternehmen. In der Bitkom-Umfrage 2026 unter Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen 25 % der Unternehmen, die KI nutzen, sie in Controlling und Rechnungswesen ein, nach 17 % in der Bitkom-Umfrage 2025. Laut KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2025/2026“, über die mybusinessfuture.com im März 2026 berichtete, nutzen „53 Prozent der deutschen Unternehmen“ KI im Rechnungswesen bereits oder implementieren sie gerade.

Wir versprechen vorab keine Prozentzahl. Wir messen den Aufwand pro Rechnung, den Anteil der Rechnungen ohne manuelle Nacharbeit und die gefundenen Abweichungen, an Ihren eigenen Rechnungen, vorher und nachher.

• Weniger manuelle Prüfung pro Rechnung, sodass ein wachsendes Rechnungsvolumen nicht automatisch neue Stellen in der Kreditorenbuchhaltung bedeutet.
• Geld, das im Unternehmen bleibt: doppelte Rechnungen, Preise über Vertrag und berechnete, aber nicht gelieferte Ware fallen vor der Zahlung auf.
• Skonto häufiger genutzt, weil geprüfte Rechnungen früher bei der freigebenden Person ankommen.
• Ein ruhigerer Monatsabschluss, mit dokumentierter Begründung für jede offene Abweichung.
• Erste Entwürfe von Abweichungskommentaren für das Controlling, nur aus Zahlen Ihrer Systeme.

Das Lesen von Rechnungen wird zum kleineren Teil der Arbeit. Laut einer Zusammenfassung des IT-Dienstleisters Hagel IT vom April 2026 müssen alle deutschen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht vollständig. XRechnung und ZUGFeRD gelten als E-Rechnung, ein einfaches PDF nicht. Diese Zusammenfassung ist eine Sekundärquelle und bei den Übergangsregeln nicht einheitlich. Prüfen Sie die Termine daher anhand der FAQ des Bundesfinanzministeriums oder mit Ihrer Steuerberatung.

So oder so muss auch eine E-Rechnung geprüft werden. Sie kommt als strukturierte Daten, kann aber genauso einen falschen Preis, eine falsche Menge oder die Kopie der Rechnung vom Vormonat enthalten wie Papier. Übrig bleibt die Prüfung, und die kann ein KI-Agent übernehmen. Gemeint ist ein Programm, das Schritte in Ihren Systemen ausführt und Ergebnisse zur Freigabe vorlegt.

Es gibt ein öffentliches Beispiel. Der Frankfurter Luftfracht-Spediteur Cargo Movers gleicht Rechnungen gegen sein Transportmanagementsystem ab, und der Softwareanbieter Nemox berichtet von mehr als 28.000 abgeglichenen Rechnungspositionen, bei denen 97 % der ausgelesenen Werte nicht korrigiert werden mussten (logistik-heute.de, September 2026). Das ist eine Angabe des Anbieters, und Cloudsail hat dieses System nicht gebaut.

• Drei-Wege-Abgleich: jede Rechnungsposition gegen Bestellung und Wareneingang in SAP oder Ihrem ERP, innerhalb der Toleranzen, die Sie festlegen.
• Preis- und Vertragsprüfung: Stückpreise, Zuschläge, Rabatte und Zahlungsbedingungen gegen Rahmenverträge, Preislisten und Verträge.
• Dublettenerkennung über Rechnungsnummern, Beträge, Daten und Bankverbindungen, auch für die Rechnung, die per E-Mail und noch einmal per Post kommt.
• Kontierungsvorschläge: Sachkonto, Kostenstelle und Steuerkennzeichen auf Basis früherer Buchungen desselben Lieferanten, mit Anzeige dieser Buchungen.
• Rechnungen mit vielen Positionen, etwa Fracht- oder Servicerechnungen, geprüft gegen das Transportmanagementsystem oder den unterschriebenen Servicebericht.
• Ausländische und ungewöhnliche Rechnungen, die nicht als E-Rechnung kommen: gelesen, bei Bedarf übersetzt und wie alle anderen geprüft.
• Fragen zum Buchhaltungshandbuch, etwa auf welche Kostenstelle Messekosten gehen, beantwortet aus Ihren Kontierungsrichtlinien und Ihrem Kontenplan, mit Quelle.

Controller verbringen einen großen Teil des Abschlusses damit, Zahlen zu erklären, statt sie zu analysieren. Ein Assistent kann Fragen beantworten wie die, warum die Frachtkosten über Plan liegen, den Monatskommentar entwerfen und Abweichungserläuterungen für das Management-Reporting vorbereiten, indem er die Zahlen aus SAP oder Ihrem BI-System samt den zugrunde liegenden Buchungen holt.

Eine Regel entscheidet, ob das sicher ist: Die Zahlen kommen aus Ihren Systemen, nie aus dem Modell. Das Modell schreibt Text um Zahlen, die es bekommen hat, jede Zahl verweist auf die Abfrage, aus der sie stammt, und ein Controller gibt frei, bevor etwas bei der Geschäftsführung ankommt. Eine falsche Zahl im Bericht an die Geschäftsführung kostet mehr Vertrauen, als der Assistent Zeit spart.

Dieses Feld ist noch früher dran als die Rechnungsprüfung. In der Bitkom-Umfrage 2026 setzen 7 % der Unternehmen, die KI nutzen, sie im Management ein, und laut einer undatierten KPMG-Seite zu KI im Finanzbereich plant die Hälfte der befragten Finanzverantwortlichen KI im Financial Reporting. SAP bietet zudem eine eigene Analyse von Berichtsheften an, Financial Business Insights, wie der SAP-Partner PIKON 2025 beschrieb. Wenn das Ihr Reporting abdeckt, nutzen Sie es. Wir bauen dort, wo Fragen Daten aus mehreren Systemen oder Ihre eigenen Definitionen brauchen.

Der Agent bereitet vor, Ihre Buchhaltung entscheidet. Sie bestätigt seine Vorschläge und greift nur ein, wenn eine Rechnung vom gewohnten Muster abweicht. Die Freigaberegeln legen Sie fest, schriftlich und vor dem Go-live.

• Jede Zahlungsfreigabe bleibt bei einem Menschen, mit Ihren bestehenden Freigabegrenzen und dem Vier-Augen-Prinzip.
• Abweichungen über der von Ihnen gesetzten Toleranz, als Betrag oder Prozentsatz, gehen an den Einkauf oder die Kostenstellenverantwortlichen und werden nie automatisch gebucht.
• Neue Lieferanten und geänderte Bankverbindungen prüft immer ein Mensch, bevor gezahlt wird.
• Kontierungsvorschläge bestätigt oder korrigiert die Buchhaltung, und Korrekturen fließen in den nächsten Vorschlag ein.
• Buchungen im Hauptbuch, Abschlussbuchungen und steuerliche Fragen bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung.
• Sie entscheiden, welche Rechnungsarten nach bestandenen Prüfungen ohne manuelle Kontrolle in die Freigabe dürfen, und können das jederzeit zurücknehmen.

Der Agent sitzt zwischen Ihrem Rechnungseingang und Ihrem Buchhaltungssystem. Rechnungen kommen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, als PDF in einem Outlook-Postfach oder aus dem Scanschritt eines Dokumentenmanagementsystems wie d.velop oder ELO. E-Rechnungen werden als Daten gelesen, ohne Texterkennung. Andere Rechnungen liest ein Sprachmodell, und das Ergebnis wird gegen Ihre Stammdaten geprüft.

Bestellungen, Wareneingänge, Lieferantenstammdaten, Verträge und frühere Buchungen werden direkt aus SAP oder Ihrem ERP über freigegebene Schnittstellen gelesen, mit einem technischen Benutzer, der lesen, aber nicht buchen darf. Rechnen, Toleranzen und Dublettenprüfung sind als gewöhnlicher Code umgesetzt und liefern deshalb jedes Mal dasselbe Ergebnis. Das Sprachmodell übernimmt, was Code nicht kann: Freitext-Positionen mit Bestellpositionen vergleichen, ungewöhnliche Layouts lesen und die Begründung jeder Abweichung in klaren Worten schreiben.

Das Ergebnis landet in dem Schritt, in dem Ihr Team schon arbeitet: als vorerfasster Beleg in SAP, den ein Mensch freigibt, oder, wenn die Bücher in DATEV geführt werden, auf dem Weg, den Ihre Steuerberatung bereits annimmt. Viele Unternehmen lassen die Buchhaltung von einer Kanzlei in DATEV erledigen, deshalb stimmen wir die Übergabe mit ihr ab. Welcher DATEV-Weg passt, hängt von Ihren Systemen und Vereinbarungen ab. Das prüfen wir im ersten Schritt, bevor wir Automatisierung versprechen.

Rechnungen enthalten Bankverbindungen, Preise und personenbezogene Daten, deshalb läuft das System in Ihrem eigenen Cloud-Konto oder auf eigenen Servern. Auf eigenen Servern nutzt es ein Open-Weight-Modell, also ein Modell, dessen Gewichte Sie selbst betreiben können. Alle Modellaufrufe laufen über ein LLM-Gateway, einen kontrollierten Zugangspunkt zu allen Modellen mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen, sodass Sie die Kosten pro geprüfter Rechnung sehen.

Bevor wir etwas bauen, lohnt der Blick auf das Vorhandene. Rechnungs- und Dokumentenmanagement-Produkte wie d.velop, ELO, DocuWare oder Candis und die Rechnungsfunktionen in SAP erfassen Rechnungen bereits und steuern Freigaben. Wenn Ihres das gut macht, bauen wir es nicht nach. Wir ergänzen, was es nicht abdeckt: Prüfungen gegen Ihre Verträge und Ihre Fracht- oder Servicedaten, eine Begründung für jede Abweichung und Antworten aus Ihren eigenen Finanzrichtlinien. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn die Prüfungen Daten aus mehreren Systemen brauchen oder Rechnungsdaten auf eigenen Servern bleiben müssen.

Vor dem Go-live besteht der Agent einen Abnahmetest mit einer Auswahl Ihrer früheren Rechnungen, deren Ergebnis Sie kennen, auch solchen, in denen Ihr Team Fehler gefunden hat. Wir messen jede Prüfung einzeln: gefundene Abweichungen, Fehlalarme, erkannte Dubletten und Kontierungen, die beim ersten Vorschlag stimmen. Die Bestehensgrenze legen wir vor dem Test schriftlich mit Ihnen fest.

Danach läuft der Agent im Schattenbetrieb: Er prüft die laufenden Rechnungen parallel zu Ihrem Team, ohne Wirkung, und wir vergleichen seine Ergebnisse mit den Entscheidungen Ihres Teams. Eingeschaltet werden nur Rechnungsarten, die die vereinbarte Grenze erreichen. Das zu verlangen ist richtig: In der Bitkom-Umfrage 2026 nennen Unternehmen, die KI nutzen, mangelnde Ergebnisqualität (26 %) und fehlende Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse (25 %) unter ihren Hürden.

Nach dem Go-live zeigen Evals, ob das System weiter so arbeitet wie im Test. Evals sind wiederholbare Tests eines KI-Systems mit festen Fällen. Wir führen sie nach jeder Änderung an Regeln, Prompts oder Modellen erneut aus, und ein monatlicher Bericht zeigt Abweichungen, Korrekturen und Kosten pro Rechnung. Sie erhalten das Betriebshandbuch und können das System selbst betreiben oder von uns betreiben lassen.

Häufig wird gefragt, ob KI-Buchhaltungstools GoBD-konform sind. Die technische Seite: Der Agent ersetzt Ihr Buchhaltungssystem nicht, es bleibt das führende System. Jeder Vorschlag, die genutzten Belege, jedes Prüfergebnis und wer was freigegeben hat, werden unverändert gespeichert und sind von der Buchung bis zur Rechnung nachvollziehbar, und Ihre Verfahrensdokumentation beschreibt den neuen Schritt. Ob der Gesamtprozess den GoBD entspricht, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Ihren Wirtschaftsprüfern. Eine Steuer- oder Rechtsberatung ist das nicht.

Rechnungen von Einzelunternehmern und Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitenden enthalten personenbezogene Daten, ein weiterer Grund, die Verarbeitung auf eigenen Servern oder im eigenen Cloud-Konto zu halten. Über die Details entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter. Freigabeprotokolle können außerdem zeigen, wie schnell jede Person in der Buchhaltung arbeitet. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift die Mitbestimmung, wenn ein System objektiv geeignet ist, Leistung oder Verhalten zu überwachen, wie der Bitkom-Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ von 2026 erläutert. Wir gestalten die Protokolle deshalb für den Prüfpfad, mit pseudonymisierten Benutzer-IDs und vereinbarten Aufbewahrungsfristen, und lassen personenbezogene Auswertungen ausgeschaltet, solange eine Betriebsvereinbarung sie nicht erlaubt.

Rechnungsprüfung, die Arbeit für Menschen vorbereitet, ist etwas anderes als Kreditentscheidungen. Die Kreditwürdigkeitsprüfung und das Kreditscoring natürlicher Personen sind nach der KI-Verordnung (AI Act) Hochrisiko-Anwendungen (Anhang III), mit Pflichten für Betreiber ab dem 2. Dezember 2027 nach dem Digital Omnibus. Für Betreiber heißt das unter anderem menschliche Aufsicht durch geschultes Personal, Überwachung des Systems und Aufbewahrung seiner Protokolle. Solche Entscheidungen automatisieren wir nicht: Im Forderungsmanagement oder bei Bonitätsprüfungen von Kunden darf der Agent Unterlagen zusammenstellen, entscheiden muss ein Mensch.

Beginnen Sie mit einem Rechnungsstrom mit hohem Volumen und klaren Prüfregeln: Frachtrechnungen, Lieferanten mit Rahmenvertrag oder Servicerechnungen mit vielen Positionen. Im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch schauen wir uns diesen Strom an, die Systeme, die er berührt, und wie Sie heute prüfen. Wenn es sich lohnt, ist der erste Schritt eine Ausgangsmessung an Ihren eigenen Rechnungen, mit einem Festpreis für jeden Schritt, schriftlich vereinbart nach dem Gespräch.

• Eine grobe Zahl der Rechnungen pro Monat in diesem Strom und wo sie eingehen.
• Ihre Systeme: SAP oder ein anderes ERP, DATEV im Haus oder bei der Steuerberatung und Ihr Dokumentenmanagementsystem.
• Beispiele für Fehler, die Ihr Team in der Vergangenheit gefunden hat, und was sie gekostet hätten.
• Wer heute welche Beträge freigibt.