Ihr Einkauf entscheidet auf Basis verglichener Angebote und geprüfter Bestätigungen

Ihr Einkauf entscheidet auf Basis eines vorbereiteten Vergleichs, statt Angebote abzutippen. Anbieter von Einkaufssoftware beschreiben das Problem deutlich: „Einkäufer sind operativ oft überlastet“, sagte der Softwareanbieter AskLio 2025 in Logistik Heute. Tacto, ein weiterer Anbieter von Einkaufssoftware, nennt auf einer seiner Webinarseiten die Ursachen: „Manuelles Aufsetzen, verstreute Daten, uneinheitliche Angebotsformate und aufwendige Vergleiche“.

Wie verbreitet KI im Einkauf ist, hängt von der Umfrage ab. In der Impulsumfrage von BME und Apsolut, über die Logistik Heute im Januar 2024 berichtete, nutzten knapp 20 % der befragten Einkäufer KI, genannt wurden unter anderem Rechnungskontrolle, Vergleichbarkeit von Angeboten und Vertragserstellung. Weniger als 1 % sahen Personaleinsparungen als Hebel. In einer Anbieterstudie von Ivalua mit Sapio Research aus dem Jahr 2025 unter 600 Entscheidern in Deutschland, Frankreich, den USA und Großbritannien nutzten 65 % der deutschen Unternehmen bereits KI-Tools in Einkauf und Lieferantenmanagement. Die beiden Umfragen unterscheiden sich in Zeitpunkt, Stichprobe und Auftraggeber und ergeben zusammen keinen Trend.

• Eine Vergleichstabelle für jede Anfrage, statt Angebote aus PDF und Excel abzutippen.
• Jede Auftragsbestätigung wird gegen die Bestellung geprüft, nicht nur die, für die gerade jemand Zeit hat.
• Lieferantenzertifikate und Erklärungen werden nachgehalten, mit Erinnerung vor Ablauf.
• Antworten auf Fragen zum Einkaufsvolumen aus Ihren ERP-Daten, ohne auf einen Bericht zu warten.
• Aufwand pro Angebotsvergleich und pro Auftragsbestätigung, gemessen an Ihren eigenen Dokumenten, vorher und nachher.

Der Agent liest, vergleicht und entwirft und führt Informationen zusammen, die heute verstreut sind. Tacto beschreibt, wo sie liegen: „Oft liegen Teile der Informationen in Dateien, andere in Postfächern und wieder andere in persönlichen Notizen.“ Diese Aufgaben bauen wir.

• Lieferantenangebote vergleichen: Preise, Staffeln, Einheiten, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und Incoterms aus PDF, Excel oder Mailtext in einer Tabelle gegen Ihre Anfrage, fehlende Positionen und Abweichungen von Ihrer Spezifikation markiert.
• Auftragsbestätigungen gegen Bestellungen prüfen: jede Zeile der Lieferantenbestätigung gegen die Bestellung in SAP MM oder Ihrem ERP, mit Material, Menge, Preis, Liefertermin und Konditionen. Abweichungen gehen an den Einkäufer, passende Bestätigungen werden zur Erfassung vorbereitet.
• Lieferantendokumente: Zertifikate, Erklärungen und Versicherungsnachweise nach Aussteller, Geltungsbereich und Ablaufdatum ausgelesen, in Ihrem Dokumentenmanagement wie d.velop, ELO oder SharePoint abgelegt, mit Erinnerung an den Einkäufer, bevor ein Dokument abläuft.
• Vertragsbedingungen: Lieferanten-AGB und Vertragsentwürfe mit Ihren Einkaufsbedingungen und Ihrem Playbook abgeglichen, abweichende Klauseln zu Haftung, Zahlung, Eigentumsvorbehalt oder Preisanpassung zitiert. Die Entscheidung trifft Ihre Rechtsabteilung.
• Fragen zum Einkaufsvolumen, etwa wie viel Sie über alle Werke bei einem Lieferanten gekauft haben: Der Agent schreibt eine Abfrage auf Ihre ERP-Daten, die Datenbank rechnet, und die Antwort zeigt die Abfrage, damit das Controlling sie prüfen kann.
• Bestellanforderungen, Anfragen und Lieferantenkorrespondenz: Entwürfe aus der Bedarfsmeldung und Ihren Artikeldaten sowie Erinnerungen an Lieferanten wegen fehlender Bestätigungen, versendet nach Freigabe. Die Stadtwerke Pforzheim etwa nutzen einen Bot namens „Banfred“, der Beschäftigten hilft, Bestellanforderungen in SAP anzulegen, wie die Fachzeitung ZfK 2026 berichtete.

Jede Entscheidung, die Geld bindet oder eine Lieferantenbeziehung verändert, bleibt bei Menschen. Der Agent bereitet die Grundlage vor und hält die Entscheidung fest.

• Vergabe: Welcher Lieferant den Auftrag bekommt und zu welchen Konditionen, entscheidet der Einkäufer. Die Vergleichstabelle bereitet diese Entscheidung vor.
• Änderungen im ERP: Bestätigte Termine, Preise und Mengen werden erst geschrieben, wenn der Einkäufer sie akzeptiert, und Freigabestrategien in SAP bleiben unverändert.
• Nachrichten an Lieferanten: Nichts verlässt das Unternehmen ohne Freigabe, es sei denn, Sie legen fest, dass eine benannte Art, etwa die Erinnerung an eine fehlende Bestätigung, automatisch hinausgehen darf.
• Vertragsabweichungen gehen an die Rechtsabteilung, und neue Lieferanten geben die Personen frei, die Ihr Prozess vorsieht.

Der Agent wird an die Systeme angebunden, die Ihr Einkauf schon nutzt, und ersetzt keines davon.

• SAP MM oder S/4HANA oder ein anderes ERP: Lesezugriff auf Bestellungen, Bestellanforderungen, Einkaufsinfosätze und Lieferantenstammdaten. Schreibzugriff nur über freigegebene Aktionen, etwa das Erfassen eines bestätigten Liefertermins.
• Das Einkaufspostfach in Outlook oder Exchange und, wo vorhanden, Lieferantenportale als Eingang für Angebote und Bestätigungen.
• d.velop, ELO oder SharePoint für Verträge und Lieferantendokumente, mit deren Berechtigungen, sodass ein Einkäufer nur sieht, was er heute schon öffnen darf.
• Betrieb in Ihrem eigenen Cloud-Konto oder auf eigenen Servern mit einem Open-Weight-Modell, also einem Modell, dessen Gewichte Sie selbst betreiben können. Lieferantenpreise und Konditionen sind Geschäftsgeheimnisse und werden deshalb nur in Ihrer Umgebung verarbeitet, und ein LLM-Gateway, ein kontrollierter Zugang zu allen großen Sprachmodellen mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen, macht jeden Aufruf sichtbar.
• Kaufen oder bauen: Einkaufssuiten wie SAP Ariba, Coupa oder JAGGAER und Spezialwerkzeuge wie Tacto oder AskLio decken Teile dieser Arbeit ab, und SAP selbst bietet mit „Bestellpositionen überwachen“ eine App, die verspätete Lieferungen vorhersagt, wie PIKON 2025 beschrieb. Wenn Sie eine dieser Lösungen nutzen und sie Ihre Dokumente abdeckt, bauen Sie darauf auf. Ein eigener Aufbau lohnt sich, wo Angebote und Bestätigungen außerhalb der Suite per Mail, PDF oder Excel ankommen, wo Einkaufsdaten auf eigenen Servern bleiben müssen oder wo eine Prüfung ERP, Dokumentenmanagement und Postfach umfasst.

Vor dem Go-live durchläuft das System einen Abnahmetest mit einer Auswahl früherer Angebote und Auftragsbestätigungen, bei denen die richtigen Werte und die tatsächlichen Abweichungen bekannt sind. Die Ergebnisse werden pro Feld und pro Lieferantenformat berichtet, denn die Bestätigung des einen Lieferanten ist leicht zu lesen, die des anderen schwer.

Nach dem Go-live messen wir an Ihren eigenen Dokumenten den Aufwand pro Angebotsvergleich und pro Bestätigung, vorher und nachher, und dieselben Tests laufen nach jeder Änderung an Modell, Prompt oder Lieferantenformat. Der Eingang aus dem Postfach und die ERP-Schnittstelle werden überwacht, mit Runbooks, also schriftlichen Betriebsanleitungen, für den Fall, dass ein Lieferant sein Layout ändert.

• Feldgenauigkeit für Preis, Menge, Einheit, Liefertermin und Konditionen, gemessen an Ihren Dokumenten.
• Gefundene und übersehene Abweichungen. Eine übersehene Preisabweichung kostet mehr als ein Fehlalarm, deshalb legen Ihre Einkäufer die Schwelle mit fest.
• Antworten auf Fragen zum Einkaufsvolumen, geprüft gegen Berichte, denen Ihr Controlling schon vertraut.
• Schattenbetrieb mit echten Dokumenten: Die Ergebnisse des Agenten werden aufgezeichnet, aber nicht verwendet, und mit dem verglichen, was Ihr Einkauf getan hat.

Lieferantenangebote enthalten Preise und Konditionen, die Lieferanten vertraulich mitteilen, oft unter einer Geheimhaltungsklausel, dazu Namen und Kontaktdaten ihrer Mitarbeiter. Sie werden nur in Ihrer Umgebung verarbeitet, und wenn in Ihrem Cloud-Konto ein Modellanbieter beteiligt ist, müssen seine Bedingungen die Nutzung Ihrer Daten zum Training ausschließen. Die Einkaufsaufgaben auf dieser Seite gehören nicht zu den Hochrisiko-Anwendungen der KI-Verordnung (AI Act).

Jede Entscheidung wird mit Dokument, gefundener Abweichung, Wahl des Einkäufers und Zeitpunkt festgehalten, was der Innenrevision eine klare Spur gibt. Solche Aufzeichnungen könnten auch zeigen, wie schnell einzelne Einkäufer arbeiten, und ein System, das objektiv geeignet ist, Leistung zu überwachen, fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wie der Bitkom-Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ von 2026 festhält. Deshalb behalten wir den Freigabenachweis, den Ihr Prozess ohnehin verlangt, fügen keine Auswertungen über einzelne Einkäufer hinzu und speichern die KI-Protokolle mit pseudonymisierten Kennungen und vereinbarter Aufbewahrung. Die Einzelheiten entscheiden Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, Ihrem Betriebsrat und Ihren Juristen. Das beschreibt die technische Seite und ist keine Rechtsberatung.

Auftragsbestätigungen sind oft der beste erste Schritt: viel Volumen, klare Regeln, ein messbares Ergebnis und geringes Risiko, weil der Einkäufer jede Abweichung freigibt. Der Angebotsvergleich für eine Warengruppe ist eine gute Alternative, wenn Ihr Engpass bei den Anfragen liegt.

• Sammeln Sie eine Auswahl früherer Bestätigungen oder Angebote Ihrer wichtigsten Lieferanten, mit den zugehörigen Bestellungen.
• Messen Sie den Ausgangswert: Aufwand pro Dokument und die heute gefundenen Abweichungen.
• Legen Sie fest, welche ERP-Felder der Agent vorbereiten darf und wer sie freigibt.
• Führen Sie den Abnahmetest durch, dann den Schattenbetrieb, dann den Echtbetrieb mit Freigabe. Jeder Schritt hat einen Festpreis, der nach dem Erstgespräch schriftlich vereinbart wird.