Techniker finden die Lösung in Handbüchern und Servicehistorie, auf Ihren eigenen Servern

Techniker schlagen die Lösung in Ihrer eigenen Dokumentation nach, statt Ordner zu durchsuchen oder zu raten. „Wartungsteams verlieren täglich wertvolle Zeit mit Suchen, Dokumentieren und Rückfragen“, sagte Victor Splittgerber von WAKU Robotics 2026 (silicon-saxony.de). Genau diese Zeit soll der Assistent zurückgeben.

Maschinenbauer sehen den Service bereits als zentrales Feld für KI. Der VDW nennt Chatbots im Service für Wartung, Fehlerdiagnose und Maschinenstatus, und der VDMA nennt Predictive Maintenance und Wissensmanagement als Hauptbereiche, beides laut produktion.de vom Februar 2026. In der dort berichteten VDMA-Umfrage setzen 43 % der Maschinenbauunternehmen KI produktiv ein und 21 % planen es; die Stichprobe nennt der Artikel nicht.

Wir messen die Wirkung an Ihren eigenen Einsätzen, vorher und nachher: Zeit bis zur Antwort, Anrufe bei Experten, Berichte mit Nacharbeit und Erstlösungsquote.

• Weniger Zeit pro Einsatz für die Suche in Handbüchern, alten Berichten und Ersatzteillisten.
• Weniger Anrufe bei den wenigen Experten, die wieder Zeit für die schweren Fälle haben.
• Das Wissen erfahrener Techniker bleibt in der Servicehistorie, bevor sie in Rente gehen.
• Vollständige Serviceberichte am Ende jedes Einsatzes, damit der Einsatz abgerechnet werden kann und der nächste Techniker sieht, was gemacht wurde.
• Neue Techniker und Servicepartner arbeiten mit demselben Wissen wie Ihre besten Leute.

Der Assistent arbeitet mit Retrieval, oft RAG genannt: Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten, mit angezeigter Quelle. Er deckt die Fragen ab, die ein Techniker vor, während und nach einem Einsatz hat.

Anbieter und Fachpresse berichten über ähnliche Systeme. WAKU Robotics aus Radeberg beschreibt einen Wartungsagenten mit sprachgeführter Reparatur, Checklisten und automatischer Dokumentation, gestützt auf Wartungshistorien, technische Dokumentation und SOPs, frühere Tickets, Anlagendaten und IoT-Daten, ohne veröffentlichte Messergebnisse (silicon-saxony.de, März 2026). Für seinen Maintenance Copilot gibt Siemens an, dass er in ersten Pilotanwendungen „im Durchschnitt 25 % der reaktiven Wartungszeit einspart“, eine Herstellerangabe ohne Stichprobe oder Methode (ingenieur.de, März 2025). Die SMS group betreibt ein eigenes SMS-GPT: „Wir priorisieren unsere KI-Aktivitäten auf Basis der Useranfragen unserer Mitarbeiter“ (VDMA-Studie mit Strategy&, 2025). Keines dieser Systeme hat Cloudsail gebaut.

Auch das Sortieren eingehender Servicetickets ist erprobt: Das Beispiel BTC auf unserer Seite zum IT-Servicedesk zeigt, dass die Zuordnung nach Arbeitsgruppe und Priorität im Produktivbetrieb funktioniert, schon vor den heutigen Sprachmodellen.

• Fehlersuche: wahrscheinliche Ursachen und Schritte zu einem Fehlercode oder Symptom, aus Handbüchern, Servicemitteilungen und früheren Berichten zum selben Maschinentyp, mit Seitenangabe.
• Maschinenhistorie: was an dieser Seriennummer schon gemacht wurde, welche Teile getauscht und welche Einstellungen geändert wurden.
• Ersatzteile: die richtige Teilenummer aus Ersatzteilliste oder Explosionszeichnung, abgeglichen mit dem SAP-Materialstamm und, wenn Sie es erlauben, dem aktuellen Bestand.
• Abläufe und Checklisten: Wartungspläne und Arbeitsanweisungen Schritt für Schritt, mit den Sicherheitshinweisen des Handbuchs im Wortlaut.
• Serviceberichte: in Ihrer Vorlage aus Notizen oder Sprachnotiz des Technikers entworfen, mit erledigten Arbeiten und verbauten Teilen, zur Bestätigung durch den Techniker.
• Hotline und Second Level: Dasselbe Wissen hilft dem Servicedesk, Kundenanrufe zu beantworten und einen Einsatz mit den richtigen Teilen vorzubereiten.

Derselbe Aufbau funktioniert in der Fertigung. Arbeitsanweisungen, Rüstblätter, Abweichungsberichte, 8D-Reports, Schichtübergaben und Qualitätsaufzeichnungen enthalten die Antworten auf Fragen wie die, wie ein Fehler beim letzten Mal gelöst wurde oder welche Parameteränderung eine Abweichung verursacht hat. Ein Assistent über diesen Dokumenten antwortet mit Quelle, entwirft die Schichtübergabe aus dem Schichtbuch und hilft, den Abweichungsbericht in Ihrem Format zu schreiben.

Der Bedarf ist da: In der Bitkom-Umfrage 2026 unter Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen 22 % der Unternehmen, die KI nutzen, sie in Produktionsabläufen ein. Der VDW nennt außerdem in CNC-Steuerungen integrierte Chatbots für Programmierung, Parameter und Diagnose (produktion.de, 2026). Ein öffentliches deutsches Beispiel für Sprachmodelle auf Schichtbüchern oder 8D-Reports haben wir nicht gefunden, deshalb testen wir zuerst an Ihren eigenen früheren Berichten, bevor sich jemand auf die Antworten verlässt.

Ausfälle aus Sensordaten vorherzusagen und Teile mit Kameras zu prüfen, sind Spezialgebiete mit eigenen Sensoren, Datenstrecken und Modellen. Wir bauen das nicht, und wir sagen es offen. Wenn Sie es brauchen, arbeiten Sie mit einem spezialisierten Anbieter oder Ihrem Maschinenlieferanten. Laut der KfW-Mittelstandsanalyse von 2026 nutzen 5 % der KMU Bilderkennung, eingesetzt für die Qualitätskontrolle.

Wo beides zusammenkommt, verbinden wir es. Wenn das Modell eines Partners für eine Maschine einen Alarm auslöst, holt der Assistent den passenden Ablauf, die Maschinenhistorie und die wahrscheinlich benötigten Teile, sodass aus dem Alarm ein vorbereiteter Einsatz wird statt eines roten Lämpchens im Dashboard.

Was an der Maschine passiert, entscheidet der Techniker. Eine falsche Reparaturanweisung kann Menschen verletzen, deshalb ist der Assistent so gebaut, dass er innerhalb Ihrer freigegebenen Abläufe bleibt und es sagt, wenn er nicht antworten kann.

• Antworten kommen nur aus freigegebenen Dokumenten, mit Seite oder Bericht als Quelle, damit der Techniker nachprüfen kann.
• Sicherheitshinweise, Schritte zum Freischalten und Warnungen erscheinen so, wie sie im Handbuch stehen, nie umformuliert.
• Wenn die Unterlagen den Fall nicht abdecken, sagt der Assistent das und nennt den Experten oder das Team, das man fragen kann, statt zu raten.
• Der Assistent ändert nie Maschinenparameter oder Steuerungen. Er liest Dokumente und Systeme und greift nicht in die Maschine ein.
• Serviceberichte und Teilebestellungen werden erst gespeichert, wenn der Techniker sie bestätigt.
• Tipps von Technikern werden erst durchsuchbar, wenn ein Experte sie geprüft hat.
• Aussagen gegenüber Kunden zu Gewährleistung, Haftung oder Fehlerursache bleiben bei der Serviceleitung.

Wir binden die Quellen an, die Ihr Serviceteam schon nutzt: PDF-Handbücher, Servicemitteilungen und Arbeitsanweisungen in SharePoint, Dateiablagen oder einem Dokumentenmanagementsystem wie d.velop oder ELO, dazu Serviceberichte, Meldungen und Aufträge in SAP PM oder Ihrem Instandhaltungssystem. Tickets kommen aus ServiceNow, Jira oder Salesforce, Ersatzteildaten aus dem SAP-Materialstamm.

Dokumente werden so indexiert, dass Tabellen, Fehlercodelisten und Ersatzteillisten erhalten bleiben und veraltete Handbuchversionen herausfallen. Deutsche und englische Handbücher werden gemeinsam durchsucht. Live-Daten wie Bestände oder die Auftragshistorie einer Maschine werden direkt über freigegebene Werkzeuge mit eigenen Berechtigungen gelesen.

Berechtigungen folgen den Quellsystemen und Ihrer Servicestruktur: Ein interner Techniker sieht, was seine Rolle erlaubt, ein Servicepartner nur die Maschinen und Kunden, die er betreut, und die Berichte eines Kunden tauchen nie in einer Antwort zu einem anderen Kunden auf.

Zeichnungen, Handbücher und Servicehistorien gehören zu den am besten gehüteten Daten eines Maschinenbauers. Das System läuft deshalb auf eigenen Servern mit einem Open-Weight-Modell, also einem Modell, dessen Gewichte Sie selbst betreiben können, oder in Ihrem eigenen Cloud-Konto. Techniker erreichen es über Ihr Firmennetz oder VPN am Laptop, Tablet oder Telefon. Alle Modellaufrufe laufen über ein LLM-Gateway, einen kontrollierten Zugangspunkt mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen in Ihrem eigenen Speicher.

Bauen oder kaufen: Wenn Sie bereits die Copilots von Siemens, das Serviceportal Ihres Maschinenlieferanten oder die Servicefunktionen in SAP nutzen, setzen Sie diese ein, wo sie passen. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihr Wissen in eigenen Handbüchern und Serviceberichten über mehrere Systeme verteilt liegt, auf eigenen Servern bleiben muss oder Servicepartnern mit getrennten Berechtigungen dienen soll.

Vor dem Go-live besteht der Assistent einen Abnahmetest aus echten Einsätzen: Fragen, die Ihre Techniker gestellt haben, mit richtiger Antwort und Quelle, festgelegt von Ihren Experten. Wir messen, wie oft Antwort und zitierte Quelle beide stimmen, wie oft der Assistent zu Recht sagt, dass die Unterlagen einen Fall nicht abdecken, und ob Sicherheitshinweise dort erscheinen, wo sie hingehören. Die Bestehensgrenze wird vor dem Test schriftlich vereinbart.

Manche Fälle dürfen nie scheitern: Eine Antwort, die einen Sicherheitsschritt auslässt, gilt als Fehler, egal was sonst stimmt. Nach dem Go-live markieren Techniker falsche oder fehlende Antworten in der Anwendung, Experten prüfen Stichproben, und die Testfälle laufen nach jeder Dokumentänderung, jedem Modellwechsel und jeder neuen Quelle erneut. Ihr Team erhält das Betriebshandbuch und kann das System selbst betreiben oder von uns betreiben lassen.

Ein Technikerassistent antwortet aus Dokumenten und ist nicht Teil der Maschinensteuerung. Wird KI Teil einer Maschine, die Sie verkaufen, gilt der Weg über die Maschinenverordnung: Nach dem Digital Omnibus, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, fällt KI in Produkten unter der Maschinenverordnung aus den direkten Hochrisiko-Regeln der KI-Verordnung (AI Act) heraus (Lewis Silkin, 2026). Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 verlangt weiterhin Maßnahmen, damit Beschäftigte KI sachkundig nutzen, deshalb lernen Techniker, die zitierte Quelle zu prüfen. Wie Ihre Systeme einzuordnen sind, entscheiden Sie mit Ihren Juristen. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Jede Frage und jeder Bericht wird protokolliert, und diese Protokolle könnten zeigen, wie jeder einzelne Techniker arbeitet. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit, wenn ein System objektiv geeignet ist, Leistung oder Verhalten zu überwachen, wie der Bitkom-Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ von 2026 erläutert. Wir gestalten die Protokollierung mit pseudonymisierten Benutzer-IDs, vereinbarten Aufbewahrungsfristen und ohne Leistungsauswertungen pro Techniker, solange eine Betriebsvereinbarung sie nicht erlaubt, und dokumentieren das so, dass der Betriebsrat es prüfen kann.

Serviceberichte enthalten Kontaktdaten von Kunden und manchmal Namen von deren Beschäftigten. Die Verarbeitung bleibt auf Ihren Servern oder in Ihrem Cloud-Konto, der Zugriff folgt den oben beschriebenen Berechtigungen, und über Aufbewahrung und Löschung entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter.

Beginnen Sie mit einer Maschinenfamilie oder Produktlinie, die gute Handbücher, viele Serviceberichte und ein paar Experten hat, die ständig angerufen werden. Im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch schauen wir uns Dokumente und Systeme für diese Linie an und wie Ihre Techniker heute suchen. Wenn es sich lohnt, ist der erste Schritt ein Testsatz aus echten Fragen und eine Ausgangsmessung, mit einem Festpreis für jeden Schritt, schriftlich vereinbart nach dem Gespräch.

• Welche Maschinenfamilie, und wie viele Serviceeinsätze sie ungefähr erzeugt.
• Wo Handbücher, Serviceberichte und Ersatzteildaten heute liegen.
• Wer Ihre gefragten Experten sind und was sie am häufigsten gefragt werden.
• Ob auch Servicepartner oder Kunden den Assistenten nutzen sollen.