KI, mit der Kanzleien, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer schneller recherchieren und entwerfen, ohne dass Mandatsgeheimnisse das Haus verlassen

Kanzleien nutzen KI bereits. Schwieriger ist der Einsatz mit Mandantendaten. Im Benchmark von Wolters Kluwer für kleinere Kanzleien, über den Haufe 2026 berichtete, nutzen 63,3 % der kleinen deutschen Kanzleien KI, gegenüber 61 % in Europa, und unter den Nichtnutzern nennen 58,3 % fehlende Vertrautheit und 38,9 % den Datenschutz. Haufe fasst zusammen: „Wichtigster Hinderungsgrund für die Einführung innovativer Systeme sind Datenschutzbedenken.“ In Unternehmen nutzen laut KPMG aus dem Jahr 2026 bereits 71 % der Steuerabteilungen KI-Werkzeuge. In der Noerr-Umfrage unter Rechtsabteilungen aus dem Jahr 2024 nutzten etwa 25 % bereits KI-Werkzeuge, aber nur 15 % hatten KI-Richtlinien.

Läuft KI auf den eigenen Daten der Kanzlei, wird die Frage, wie die Kanzlei eine Klausel oder eine Steuerfrage früher behandelt hat, aus den eigenen Präzedenzfällen und Vermerken beantwortet, mit Quellenangabe. Erste Entwürfe von Schreiben, Vermerken und Vertragsanmerkungen brauchen weniger Tipparbeit. Eingehende Verträge werden gegen das Playbook geprüft, bevor eine Anwältin oder ein Anwalt sie liest. Fachliche Beurteilung, abschließende Prüfung und Verantwortung bleiben bei Rechtsanwalt, Steuerberaterin oder Wirtschaftsprüfer.

Vor allem bei Recherche, Entwürfen und Prüfung, wo ein Assistent die Arbeit vorbereitet und die Beurteilung bei den Berufsträgern bleibt. Wissensmanagement und Dokumentenverarbeitung haben jeweils eine eigene Seite unter Anwendungsfälle, verlinkt am Ende dieser Seite.

Kaufen Sie, bevor Sie bauen, wo ein Produkt passt. Legal-Tech-Produkte wie Noxtua und Harvey, die Recherchewerkzeuge der juristischen Verlage und Microsoft 365 Copilot decken einen Teil dieser Arbeit bereits ab. Bauen lohnt sich, wo die Antwort in Ihren eigenen Dokumenten und Ihrem Playbook steckt, wo Mandantendaten Ihre Server nicht verlassen dürfen oder wo Sie Testergebnisse an Ihren eigenen Mandaten brauchen.

• Rechercheassistent auf dem eigenen Wissen der Kanzlei: Präzedenzfälle, Vermerke, Gutachten, Musterklauseln und interne Leitfäden, durchsuchbar in normaler Sprache, und jede Antwort nennt Dokument und Fundstelle. Die Zitate werden getestet, damit der Assistent nicht auf eine Quelle verweist, die es nicht gibt.
• Entwurfsassistent: erste Entwürfe von Mandantenschreiben, Vermerken, Aktennotizen und Standardschriftsätzen aus den Vorlagen der Kanzlei und der Mandatsakte, als Entwurf gekennzeichnet, damit die Berufsträger sie prüfen und unterzeichnen.
• Vertragsprüfung gegen das Playbook der Kanzlei: eingehende Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und Lieferantenbedingungen werden Klausel für Klausel mit Ihren Standard- und Rückfallpositionen verglichen, Abweichungen mit Klausel und Playbook-Regel aufgelistet und ein Änderungsvorschlag gemacht, den die Anwältin oder der Anwalt annimmt oder ablehnt. Für Rechtsabteilungen ist es das Playbook des eigenen Unternehmens.
• Dokumentenanalyse in Due Diligence und Prüfung: Unterlagen aus dem Datenraum, Mietverträge oder Belege werden gelesen und zu einer Liste von Feststellungen zusammengefasst, jede mit der Seite verknüpft, aus der sie stammt.
• Steuerarbeit rund um DATEV: Viele Kanzleien führen Buchhaltungs- und Steuerdaten in DATEV, das eigene KI-Funktionen anbietet; nutzen Sie diese zuerst, wo sie die Aufgabe abdecken. Wir bauen, was darum herum liegt, etwa einen Assistenten auf den eigenen Vermerken, Rundschreiben und der Mandantenkorrespondenz der Kanzlei, und wir prüfen, welche DATEV-Schnittstellen Ihre Umgebung bietet, bevor wir eine Anbindung zusagen.

Das Berufsgeheimnis ist der entscheidende Punkt. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung von Mandantengeheimnissen durch Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unter Strafe. Laut einem Bericht des Anbieters Gosign aus dem Jahr 2026 wertet der Deutsche Anwaltverein (DAV) die Speicherung von Mandantendaten bei einem externen Dienstleister als Offenbarung. Nach Auffassung des DAV ist sie nach § 43e Abs. 1 BRAO und § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB zulässig, wenn sie erforderlich und abgesichert ist. Strenger ist der Leitfaden der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) vom Dezember 2024. Er hielt die Übermittlung von Mandantengeheimnissen an Sprachmodelle nach damaligem Stand der Technik „für nicht erforderlich“.

Der BRAK-Leitfaden, wie iww ihn 2025 zusammenfasst, sagt: „Dokumente sollten vor dem Upload anonymisiert werden“, und macht die abschließende Prüfung der KI-Ergebnisse durch die Anwältin oder den Anwalt verpflichtend. Der DAV hält laut beck-aktuell 2025 die Datenschutzanforderungen für beherrschbar, sieht die meisten KI-Systeme in Kanzleien nicht als Hochrisiko-Systeme nach der KI-Verordnung (AI Act) und betont: „Die abschließende Bewertung, kreative Argumentation und Verantwortung verbleibe indes bei den Anwältinnen und Anwälten“. Für Steuerberater hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) Regeln und einen FAQ-Katalog zum KI-Einsatz in Steuerkanzleien veröffentlicht, über die iww 2026 berichtete. Ähnliche Verschwiegenheitspflichten gelten, wenn Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Dienstleister einsetzen.

Wir beschreiben hier die technische Seite. Ob eine Lösung Ihre Berufspflichten erfüllt, entscheidet Ihre Kanzlei, beraten von Ihrem Datenschutzbeauftragten, den Hinweisen Ihrer Kammer und Ihren eigenen Juristen. Nichts davon ist Rechtsberatung.

• Die Berufsträger prüfen jedes KI-Ergebnis, bevor es an Mandanten, Gerichte oder Behörden geht.
• Rechts- und Steuerberatung, Prüfungsurteile und jede Beurteilung bleiben bei Rechtsanwalt, Steuerberaterin oder Wirtschaftsprüfer.
• Mandate hinter Informationsbarrieren bleiben über Zugriffsrechte ausgeschlossen, sodass der Assistent sie nicht in Antworten für andere Teams verwendet.

Wegen § 203 StGB ist wichtiger, wo das System läuft, als welches Modell es nutzt. Wir richten es auf eigenen Servern ein, in Ihrem Rechenzentrum oder in einem Colocation-Rack, mit einem Open-Weight-Modell, also einem Modell, dessen Gewichte Sie auf eigener Hardware betreiben können, sodass Mandantendaten Ihre Kontrolle nicht verlassen. Bevorzugt eine Kanzlei die Cloud, nutzen wir Ihr eigenes Cloud-Konto in einer EU-Region, wo möglich als Single-Tenant, mit der Vertragskette, auf die die Position des DAV verweist: einer Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform, einem Auftragsverarbeitungsvertrag und einer Liste der Unterauftragsverarbeiter. Der Bericht des Anbieters Gosign aus dem Jahr 2026 weist darauf hin, dass US-Konzerne in der Anbieterkette ein Risiko durch den US CLOUD Act mit sich bringen, das Sie mit Ihren Juristen abwägen sollten.

Wir binden Ihr Dokumentenmanagement oder Ihre Kanzleisoftware, SharePoint und Outlook über die Schnittstellen an, die sie bieten, und übernehmen deren Zugriffsrechte in jede Suche, sodass eine Anwältin oder ein Anwalt nur Antworten aus Mandaten erhält, die sie oder er öffnen darf. Wo der BRAK-Leitfaden oder Ihre eigene Richtlinie es verlangt, werden Namen und Kennungen pseudonymisiert, bevor das Modell sie sieht, und erst im Ergebnis für die berechtigte Person wiederhergestellt.

Alle Modellaufrufe laufen über ein LLM-Gateway, einen einzigen kontrollierten Zugang mit Schlüsseln, Budgets und Protokollen, und die Protokolle bleiben in Ihrem eigenen Speicher. Sie halten fest, welches Mandat und welche Dokumente genutzt wurden, mit Aufbewahrungsfristen, die Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten vereinbaren, sodass die Kanzlei später zeigen kann, was der Assistent getan hat.

Vor dem Go-live bauen wir einen Abnahmetest aus Ihren eigenen früheren Mandaten: Fragen mit bekannten Antworten und Quellen, Verträge mit bekannten Abweichungen vom Playbook und Entwürfe, die eine Partnerin oder ein Partner bereits korrigiert hat. Wir messen, ob die Antwort stimmt, ob jede zitierte Quelle existiert und die Aussage stützt und wie viele Playbook-Abweichungen die Prüfung findet und übersieht.

Die Partner legen die Bestehensgrenze fest, bevor der Test zum ersten Mal läuft. Nach dem Go-live laufen dieselben Tests nach jeder Änderung an Modell, Prompts oder Dokumentenbestand, und wir verfolgen, wie oft Berufsträger Entwürfe ohne oder mit kleinen Änderungen übernehmen. Haufe schrieb 2026: „Kanzleien investieren vor allem dort, wo der Nutzen unmittelbar erkennbar ist“, nämlich bei der Recherche. Dort beginnen wir deshalb meist mit der Messung.

Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die viele ähnliche Fälle und eine klare prüfende Person hat, etwa der Prüfung von Geheimhaltungsvereinbarungen gegen Ihr Playbook oder einem Rechercheassistenten auf den eigenen Vermerken der Kanzlei. Das passt am besten zu mittelgroßen Kanzleien sowie Rechts- und Steuerabteilungen in Unternehmen, weil sie genug Mandate zum Messen und eigene Dokumente als Grundlage haben.

In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch mit einem Engineer, das keinen Zugriff auf Ihre Systeme oder Mandantendaten braucht, klären wir die Aufgabe, wo das System laufen soll und was der Abnahmetest zeigen muss. Jeder Schritt danach hat einen Festpreis, der nach dem Erstgespräch schriftlich vereinbart wird.