EU AI Act: jakie obowiązki mają firmy, które używają AI?

Czy AI Act dotyczy MŚP, które tylko używają AI?

Tak. AI Act wiąże obowiązki z rolami i zastosowaniami, a nie z wielkością firmy. Dostawca to ten, kto rozwija system AI lub zleca jego rozwój i wprowadza go do obrotu albo oddaje do użytku pod własną nazwą. Podmiot stosujący to ten, kto używa systemu AI na własną odpowiedzialność w celach zawodowych. Mała firma, która daje działowi sprzedaży Copilota albo pozwala agentowi wstępnie sortować faktury od dostawców, jest podmiotem stosującym tak samo jak duży koncern. Czy twoją firmę obejmuje jakieś uproszczenie, ustal z prawnikami. Tutaj zakładamy, że nie.

Wiele firm wciąż nie wie, na czym stoi. W badaniu Bitkom z 2026 r. (opublikowanym 14 września 2026 r.) 37% firm uważa, że AI Act dotyczy ich jako użytkowników AI, a 34% jeszcze to sprawdza. Spośród firm, których to dotyczy lub które to sprawdzają, 89% spodziewa się dużego nakładu pracy przy wdrożeniu. W badaniu bezpieczeństwa AI 2026 przeprowadzonym przez BSI i TÜV-Verband, opisanym przez ZfK 15 października 2026 r., 71% firm uznało, że jest słabo poinformowanych o wymaganiach AI Act.

Inaczej jest z własnym asystentem. Jeśli budujesz asystenta lub agenta albo zlecasz jego budowę i oddajesz go do użytku pod nazwą swojej firmy, sprawdź z prawnikami, czy nie jesteś też jego dostawcą, bo dostawcy mają więcej obowiązków niż podmioty stosujące. Przy gotowych narzędziach, od których zaczyna większość firm, liczy się rola podmiotu stosującego.

Które terminy AI Act obowiązują po Digital Omnibus?

Digital Omnibus w sprawie AI przesunął terminy dla wysokiego ryzyka, a resztę zostawił bez zmian. Według kancelarii Lewis Silkin (27 lipca 2026 r.) Omnibus opublikowano w Dzienniku Urzędowym 24 lipca 2026 r., a wszedł w życie 27 lipca 2026 r. Obowiązki wysokiego ryzyka z załącznika III, który obejmuje samodzielne systemy w obszarach takich jak zatrudnienie, przesuwają się z 2 sierpnia 2026 r. na 2 grudnia 2027 r. Terminy dla załącznika I, dotyczącego AI w produktach regulowanych, przesuwają się na 2 sierpnia 2028 r. AI wbudowana w produkty objęte rozporządzeniem w sprawie maszyn wypada z bezpośrednich zasad wysokiego ryzyka AI Act. Obowiązki przejrzystości z art. 50 obowiązują od 2 sierpnia 2026 r., a kompetencje w zakresie AI z art. 4 pozostają obowiązkiem podjęcia działań.

Sprawdzaj datę wszystkiego, co czytasz o AI Act. Niektóre niemieckie strony, które w listopadzie 2026 r. wciąż są w sieci, podają sierpień 2026 r. jako start pełnych obowiązków wysokiego ryzyka, choć Omnibus ten termin przesunął. W Niemczech nadzór nad AI Act sprawuje Bundesnetzagentur (Federalna Agencja Sieci). W komunikacie z 29 lipca 2026 r. ogłosiła wejście w życie niemieckiej ustawy wykonawczej (KI-MIG) i prowadzi KI-Service-Desk dla firm z samodzielnym sprawdzeniem klasy ryzyka systemu. Banki i ubezpieczyciele powinni też liczyć się z pytaniami BaFin: 18 grudnia 2025 r. opublikował on wytyczne dotyczące ryzyk ICT przy stosowaniu systemów AI w firmach finansowych.

Kompetencje w zakresie AI z art. 4: obowiązek szkoleń czy obowiązek działań?

Art. 4 wymaga od podmiotów stosujących działań, dzięki którym osoby używające lub obsługujące AI w ich imieniu mają wystarczające kompetencje w zakresie AI. Według IHK Karlsruhe przepis obowiązuje od 2 lutego 2025 r., a po Digital Omnibus pozostaje obowiązkiem podjęcia działań (Lewis Silkin, 27 lipca 2026 r.). Nie wskazuje kursu, liczby godzin ani certyfikatu. Jeden z prawników stawia granicę jasno: „Symbolische Maßnahmen genügen nicht” (Pöppel Rechtsanwälte, 5 maja 2026 r.), czyli działania symboliczne nie wystarczą.

W praktyce sprawdzają się działania dopasowane do roli i do narzędzi, których ludzie używają na co dzień. Ktoś, kto pisze odpowiedzi do klientów z pomocą asystenta, musi wiedzieć, skąd biorą się jego odpowiedzi, jak sprawdzić źródło i jakich danych nie wolno tam wpisywać. Ktoś, kto zatwierdza propozycje agenta, musi wiedzieć, czego agent nie widzi i kiedy go zatrzymać. Prowadź prosty zapis dla każdej osoby lub zespołu: jakie narzędzie, jakie treści, kiedy i kto je przekazał. Bezpłatny przegląd wykorzystania AI, który oferujemy, zaczyna się od eksportów, które sam zdecydujesz się przesłać, i pokazuje, jakie narzędzia są w użyciu. Właśnie tę listę muszą pokryć twoje działania.

Wiele firm ma tu zaległości. W badaniu Bitkom z 2026 r. dwie trzecie firm oceniło kompetencje AI swoich pracowników jako niskie, a 25% nie oferowało żadnych szkoleń. Jak szkolić ludzi na ich własnej pracy, opisujemy w przewodniku o zarządzaniu zmianą przy AI.

Czy muszę informować, że mój chatbot to AI?

Od 2 sierpnia 2026 r. art. 50 wymaga, aby ludzie wiedzieli, kiedy rozmawiają z systemem AI, a niektóre treści wygenerowane lub zmanipulowane przez AI były tak oznaczone. Część tych obowiązków spoczywa na dostawcy systemu, część na podmiocie stosującym. Przy chatbocie, który twoja firma sama skonfigurowała i obsługuje dla klientów, w praktyce prawdopodobnie odpowiadasz za jedno i drugie. To, które wyniki wymagają oznaczenia, na przykład odpowiedzi wysyłane przez agenta bez sprawdzenia przez człowieka, ustal z prawnikami.

Technicznie informacja o przejrzystości to niewiele pracy, jeśli zaplanujesz ją od początku. Okno czatu pokazuje stałe zdanie przed pierwszą wiadomością, więc informacja nie ginie w regulaminie. Wiadomości wysyłane przez agenta mają stopkę z szablonu, więc nikt nie usunie jej zmianą promptu. Każde wyświetlenie informacji jest zapisywane w logu razem z wersją tekstu, dzięki czemu możesz wykazać, co użytkownicy widzieli danego dnia. Wewnętrzny asystent dla pracowników też powinien pokazywać tę informację: nic to nie kosztuje, a zapis jest kompletny.

Czy nasz system AI jest systemem wysokiego ryzyka? Rekrutacja, decyzje kadrowe i ocena zdolności kredytowej

Większość wewnętrznych asystentów nie jest systemami wysokiego ryzyka. Liczy się to, na jaką decyzję system wpływa. Załącznik III wymienia obszary, w których AI jest systemem wysokiego ryzyka, a dwa z nich dotyczą zwykłych firm. Zatrudnienie: rekrutacja i wybór kandydatów, decyzje o awansie i zwolnieniu oraz ocena wyników pracowników (załącznik III pkt 4). Kredyt: ocena zdolności kredytowej lub scoring kredytowy osób fizycznych. Ubezpieczyciele powinni pamiętać, że na liście jest też ocena ryzyka i ustalanie cen w ubezpieczeniach na życie i zdrowotnych. Gibson Dunn (27 maja 2026 r.) wymienia „credit scoring” i „recruitment” wśród przykładów z załącznika III. Narzędzie, które przegląda i szereguje CV, jest systemem wysokiego ryzyka. Asystent HR, który tylko odpowiada na pytania o zasady urlopowe z porozumień zakładowych, według analizy Grant Thornton z 2026 r. nie pasuje do przykładów wysokiego ryzyka. Mimo to wymaga udziału rady zakładowej, jeśli korzystanie z niego da się przypisać konkretnym osobom.

Dla podmiotu stosującego system wysokiego ryzyka oznacza od 2 grudnia 2027 r. szereg obowiązków. W skrócie: używasz systemu zgodnie z instrukcją dostawcy. Nadzór powierzasz ludziom, którzy mają kompetencje, przeszkolenie i uprawnienia, by uchylić jego wynik. Dbasz o to, by kontrolowane przez ciebie dane wejściowe były adekwatne do celu. Monitorujesz system w działaniu, zgłaszasz poważne problemy i przechowujesz logi generowane przez system, o ile są pod twoją kontrolą. Zanim taki system zacznie działać w miejscu pracy, informujesz pracowników i ich przedstawicieli. Dwie zasady obowiązują już dziś: Grant Thornton zwraca uwagę, że rozpoznawanie emocji w miejscu pracy jest zakazane, a zgodnie z art. 22 RODO w pełni automatyczne odrzucenie kandydata bez rzeczywistej oceny człowieka jest niedopuszczalne.

Nie budujemy systemów, które bez ludzi decydują o kandydatach, pracownikach czy kredytach. Tam, gdzie asystent wspiera taką pracę, przygotowuje informacje, a decyzję podejmuje człowiek. Osoba sprawdzająca, uzasadnienie i wynik są zapisywane. Jeśli nie wiesz, do jakiej klasy ryzyka należy system, KI-Service-Desk Bundesnetzagentur oferuje samodzielne sprawdzenie, a decyzję podejmują twoi prawnicy.

Czy pełnomocnik ds. AI (KI-Beauftragter) jest wymagany prawem?

AI Act nie przewiduje takiej roli. Wiele firm i tak wyznacza osobę, która koordynuje te sprawy. W przeciwieństwie do inspektora ochrony danych z RODO nie ma obowiązkowego pełnomocnika ds. AI: art. 4 wymaga wystarczających kompetencji pracowników w zakresie AI, ale nie wskazuje żadnej roli (skill-sprinters, 25 maja 2026 r.). W praktyce koordynacja i tak się odbywa. W badaniu BSI i TÜV-Verband, opisanym przez ZfK 15 października 2026 r., 63% firm używających AI miało wyznaczoną osobę odpowiedzialną za AI.

Ktokolwiek przejmie tę rolę, często inspektor ochrony danych albo kierownik IT, potrzebuje czterech rzeczy, a wszystkie powinny pochodzić z systemów: inwentarza, który sam się aktualizuje z bramy lub eksportów licencji, klasy ryzyka dla każdego zastosowania, zapisu kompetencji oraz informacji i logów dla każdego systemu. Z bramą LLM (LLM gateway), czyli jednym kontrolowanym punktem dostępu do wszystkich modeli z kluczami, budżetami i logami, większość inwentarza powstaje z raportu i nikt nie musi wypełniać ankiety.

Co trzeba przygotować dla każdego używanego systemu AI?

Siedem punktów, od inwentarza po dokumentację dostawcy. Przejdź przez listę raz dla każdego systemu: asystenta czatu, każdego agenta i każdego narzędzia, które zespół kupił na własną rękę. Każdy wiersz mówi, co system albo dostawca powinien ci pokazać, więc odpowiedzią jest ustawienie lub dokument, który da się pokazać.

Ochrona danych idzie równolegle: tam, gdzie w grę wchodzą dane osobowe, inspektor ochrony danych decyduje, czy potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych, a rada zakładowa ma głos, gdy logi umożliwiają kontrolę wydajności lub zachowania. Nasze przewodniki o logach a radzie zakładowej oraz o przechowywaniu śladów AI opisują ustawienia szczegółowo. Jeśli chcesz pomocy przy stronie technicznej, porozmawiaj z inżynierem. Rozmowa jest bezpłatna, trwa 30 minut i nie wymaga dostępu do twoich systemów ani danych.

Testowanie systemów AIInspektorzy ochrony danychRady zakładowe