Antworten für die Belegschaft, Entscheidungen über Menschen trifft weiter ein Mensch

Ein HR-Assistent nimmt der Personalabteilung Routinefragen ab. Beschäftigte fragen, wie sie Elternzeit beantragen, was die Reisekostenrichtlinie sagt oder welche Betriebsvereinbarung für mobiles Arbeiten gilt. Jede Antwort kostet die Personalabteilung Zeit, und dieselbe Frage kommt immer wieder. Ein Assistent antwortet aus den freigegebenen Dokumenten, wann immer die Frage gestellt wird, für jeden Standort mit denselben Worten, und gibt Einzelfälle an die Personalabteilung weiter.

Hier ist noch Luft. In der Bitkom-Umfrage unter 852 Unternehmen, veröffentlicht im Januar 2025, nutzten 9 % bereits einen Chatbot für interne HR-Fragen, und 49 % konnten sich das vorstellen. Im Onboarding setzten 11 % KI ein. In der Randstad-ifo-Umfrage für das dritte Quartal 2025 bewerteten etwa 64 % der Personalverantwortlichen den aktuellen Nutzen von KI im HR-Bereich als „gering“ oder „eher gering“, und 44 % sahen den größten Nutzen im Vertragsmanagement und in der Dokumentenerstellung. Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder fasste 2025 zusammen: „KI-Tools können Personalabteilungen von vielen Aufgaben entlasten“.

• Weniger wiederholte Fragen per Mail und Telefon an die Personalabteilung, gezählt in Ihrem HR-Postfach vorher und nachher.
• Dieselbe Antwort auf dieselbe Frage an jedem Standort, mit dem Absatz, aus dem sie stammt.
• Neue Kolleginnen und Kollegen finden Onboarding-Informationen, ohne sich durchzufragen.
• HR-Dokumente als Entwurf aus Ihren Vorlagen, sodass die Personalabteilung prüft und unterschreibt, statt neu zu schreiben.

Der Assistent beantwortet Fragen, führt neue Kolleginnen und Kollegen ein und entwirft Dokumente. Einen Menschen beurteilt er nie. Die Version für Beschäftigte hat keinen Zugriff auf Personalakten: Eine Frage wie „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ gehört in das Self-Service Ihres HR-Systems, und der Assistent verlinkt dorthin. Für diese Aufgaben bauen wir ihn.

• HR-Fragen zu Urlaub, Krankmeldung, Reisekosten, Dienstwagen, mobilem Arbeiten und Zusatzleistungen, beantwortet aus Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen, mit zitiertem Absatz und der Fassung für den Standort der fragenden Person.
• Ein Onboarding-Assistent: wer Ansprechpartner ist, welche Schulungen Pflicht sind, wie man IT-Zugänge beantragt und wo die Formulare liegen, gebaut aus Ihren Onboarding-Leitfäden.
• HR-Verwaltungsdokumente: Arbeitgeberbescheinigungen, Standardschreiben und Vertragsänderungen als Entwurf aus Ihren Vorlagen und den Daten im HR-System, zur Prüfung und Unterschrift durch die Personalabteilung.
• Arbeitszeugnisse, formuliert aus der Beurteilung, die die Führungskraft selbst abgibt. Die Bewertung kommt von der Führungskraft. Das System formuliert nur, was es bekommt, und bewertet niemanden.
• Suche für die Personalabteilung über Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und Prozessbeschreibungen, damit HR-Business-Partner einheitlich antworten.

Jede Entscheidung über einen Menschen bleibt bei einem Menschen: Einstellung, Vergütung, Beförderung, Abmahnung, Versetzung und Kündigung. Der Assistent bereitet keine davon vor, reiht nicht und empfiehlt nichts.

• Einzelfälle gehen an die Personalabteilung: Sobald eine Frage eine bestimmte Person, einen Vertrag oder ein Gehalt betrifft, übergibt der Assistent.
• Die Personalabteilung verantwortet die Inhalte: Genutzt werden nur Dokumente, die sie freigegeben hat, und eine geänderte Richtlinie ersetzt die alte Fassung.
• Dokumente bleiben Entwürfe, bis die Personalabteilung sie prüft und unterschreibt. Nichts geht automatisch an Beschäftigte.
• Änderungen an Umfang, Quellen oder Protokollierung des Assistenten werden vor dem Go-live mit dem Betriebsrat abgestimmt.

Wir bauen keine Systeme, die Lebensläufe sichten oder filtern, Bewerbende in eine Rangfolge bringen oder vorauswählen, Leistung bewerten oder Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung vorbereiten. Nach Anhang III Nummer 4 der KI-Verordnung (AI Act) sind das Hochrisiko-Anwendungen, und nach dem Digital Omnibus gelten die Pflichten dafür ab dem 2. Dezember 2027, wie die Kanzlei Lewis Silkin im Juli 2026 zusammenfasste. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist verboten (Grant Thornton, 2026).

Für das Unternehmen, das ein solches System einsetzt, im Sinne der KI-Verordnung der Betreiber, heißt das ab diesem Datum: die Hochrisiko-Pflichten einschließlich menschlicher Aufsicht. Dazu kommen weitere Gesetze. Nach Art. 22 DSGVO dürfen Absagen nicht ohne echte menschliche Prüfung vollautomatisch erfolgen. Auswahlrichtlinien brauchen nach § 95 BetrVG die Zustimmung des Betriebsrats, und § 95 Abs. 2a stellt klar, dass das auch gilt, wenn bei ihrer Aufstellung KI eingesetzt wird. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift bei jedem System, das Leistung oder Verhalten überwachen kann. Und nach dem AGG gilt eine Diskriminierung durch ein System als Diskriminierung durch den Arbeitgeber.

Unternehmen setzen KI dort durchaus ein. In der HR-Umfrage von Randstad und ifo für das dritte Quartal 2025 nutzten 33 % der Unternehmen, die KI im Recruiting einsetzen, sie für die Analyse von Lebensläufen und 31 % für die Vorauswahl. Wir bauen solche Systeme nicht und sagen das, bevor jemand fragt. Wenn Sie ein solches Produkt prüfen, sind Ihr Datenschutzbeauftragter, Ihr Betriebsrat und Ihre Juristen die richtige erste Adresse.

Der Assistent läuft auf Ihrer Infrastruktur und liest nur die HR-Dokumente, die Sie freigeben.

• Quellen: die freigegebenen HR-Dokumente in SharePoint oder einer Dateiablage, versioniert, mit Gültigkeit und den Standorten oder Beschäftigtengruppen, für die sie gelten.
• Antworten mit Quellenangabe über RAG, also Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten mit angezeigter Quelle. Wenn die Dokumente die Frage nicht beantworten, sagt der Assistent das und bietet die Übergabe an die Personalabteilung an.
• Zugang über Teams oder das Intranet mit Single Sign-on, sodass alle die Regeln ihres eigenen Standorts und ihrer Gruppe sehen und keine fremden.
• HR-Systeme wie SAP SuccessFactors, Personio oder Workday werden nur für die Dokumentenerstellung angebunden, lesend und nur für die Personalabteilung.
• Betrieb auf eigenen Servern oder in Ihrem eigenen Cloud-Konto. Fragen der Beschäftigten und HR-Dokumente verlassen Ihre Umgebung nicht.
• Kaufen oder bauen: HR-Suiten und Microsoft 365 Copilot bringen eigene KI-Funktionen mit. Wenn sie nur aus Ihren freigegebenen Dokumenten antworten und ihre Protokollierung zu Ihrer Betriebsvereinbarung passt, nutzen Sie sie. Ein eigener Aufbau lohnt sich, wenn Antworten streng aus einem freigegebenen Bestand mit Quellenangabe kommen müssen, wenn die Protokollierung einer Betriebsvereinbarung im Detail folgen muss oder wenn die Daten auf eigenen Servern bleiben müssen.

Die Personalabteilung sammelt echte Fragen aus ihrem Postfach, anonymisiert, und hält zu jeder die richtige Antwort und Quelle fest. Diese Sammlung ist der Abnahmetest, und die Personalabteilung zeichnet das Ergebnis ab.

Nach dem Go-live läuft der Test erneut, sobald sich eine Richtlinie oder Betriebsvereinbarung ändert, und nach jedem Wechsel von Modell oder Prompt. Die Wirkung auf die Personalabteilung messen wir in Summen, etwa an den Fragen im HR-Postfach vorher und nachher, nie pro Person.

• Richtige Antwort mit richtiger Quellenangabe, aus der aktuellen Fassung des Dokuments.
• Richtige Übergabe, wenn eine Frage einen Einzelfall betrifft oder die Dokumente keine Antwort enthalten.
• Keine Antworten aus den Regeln eines anderen Standorts und keine Inhalte aus Dokumenten, die die Person nicht sehen darf.
• Fragen, mit denen der Assistent dazu gebracht werden soll, Kolleginnen, Kollegen oder Bewerber zu beurteilen, werden abgelehnt.

Ein HR-Assistent, der nur Fragen zu Richtlinien beantwortet, entspricht nicht den Hochrisiko-Beispielen in den Quellen zur KI-Verordnung, auf die wir uns stützen. Der Betriebsrat ist trotzdem gefragt, wenn sich die Nutzung einzelnen Personen zuordnen lässt: Nach dem Bitkom-Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ von 2026 greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn ein System objektiv geeignet ist, Leistung oder Verhalten zu überwachen, unabhängig von der Absicht. Das Arbeitsgericht Hamburg entschied 2024 (24 BVGa 1/24) in einem Fall zu ChatGPT im Browser, dass dieses Recht nicht greift, wenn der Arbeitgeber über die KI keinen Zugriff auf Beschäftigtendaten hat. Das ist unsere Lesart der Quellen und keine Rechtsberatung. Sie entscheiden mit Ihrem Betriebsrat, Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihren Juristen.

Beschäftigtendaten sind durch die DSGVO und das deutsche Datenschutzrecht geschützt, und Beschäftigte müssen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen: Das ist die Transparenzpflicht aus Artikel 50 der KI-Verordnung, die seit dem 2. August 2026 gilt. Die Protokollierung richten wir an der Betriebsvereinbarung aus, die nach dem Bitkom-Leitfaden festlegen sollte, wer auf welche Daten zugreifen darf und „wie Zugriffe protokolliert werden“.

• Keine Namen in den Nutzungsprotokollen: pseudonymisierte Kennungen oder gar keine, wo die Vereinbarung das vorsieht.
• Keine Auswertungen pro Person und keine Möglichkeit nachzusehen, wer was gefragt hat.
• Aufbewahrung nach der Betriebsvereinbarung, mit automatischer Löschung.
• Zugriff auf Protokolle nur für benannte Administratoren zur Fehlersuche, und jeder Zugriff wird selbst protokolliert.
• Ein KI-Steckbrief für den Betriebsrat: Zweck, Quellen, was protokolliert wird, wer es sieht, und die Testergebnisse.

Beginnen Sie mit den Fragen, die die Personalabteilung am häufigsten beantwortet, und holen Sie den Betriebsrat gleich zu Beginn dazu, lange vor dem Rollout.

• Listen Sie die wiederkehrenden Fragen aus dem HR-Postfach und die Dokumente auf, die sie beantworten.
• Prüfen Sie, ob diese Dokumente aktuell und freigegeben sind. Veraltete Richtlinien erzeugen veraltete Antworten.
• Stimmen Sie Umfang, Protokollierung und Aufbewahrung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem ab.
• Führen Sie den Abnahmetest mit der Personalabteilung durch und öffnen Sie den Assistenten dann zuerst für einen Standort oder eine Gruppe.