Odpowiedzi dla pracowników, a decyzje o ludziach podejmują ludzie

Asystent HR zdejmuje z HR rutynowe pytania. Pracownicy pytają, jak złożyć wniosek o urlop rodzicielski, co mówią zasady rozliczania delegacji albo które porozumienie zakładowe dotyczy pracy zdalnej. Każda odpowiedź kosztuje HR czas, a to samo pytanie wraca raz za razem. Asystent odpowiada na podstawie zatwierdzonych dokumentów, kiedy tylko pytanie padnie, tak samo dla każdej lokalizacji, i przekazuje indywidualne sprawy do HR.

Jest jeszcze sporo miejsca. W badaniu Bitkom wśród 852 firm, opublikowanym w styczniu 2025 roku, 9% używało już chatbota do wewnętrznych pytań kadrowych, a 49% mogło to sobie wyobrazić. W onboardingu AI stosowało 11%. W ankiecie Randstad i ifo za trzeci kwartał 2025 roku około 64% osób odpowiedzialnych za HR oceniło obecną korzyść z AI w HR jako niską lub raczej niską, a 44% widziało największą korzyść w zarządzaniu umowami i tworzeniu dokumentów. Dyrektor zarządzający Bitkom Bernhard Rohleder podsumował w 2025 roku: „KI-Tools können Personalabteilungen von vielen Aufgaben entlasten”, czyli narzędzia AI mogą odciążyć działy HR w wielu zadaniach.

• Mniej powtarzających się pytań mailem i telefonicznie do HR, policzonych w skrzynce HR przed i po.
• Ta sama odpowiedź na to samo pytanie w każdej lokalizacji, z fragmentem, z którego pochodzi.
• Nowe osoby znajdują informacje onboardingowe bez wypytywania innych.
• Dokumenty kadrowe przygotowane jako szkice z twoich szablonów, więc HR sprawdza i podpisuje zamiast pisać od zera.

Asystent odpowiada na pytania, wprowadza nowe osoby i przygotowuje szkice dokumentów. Nigdy nie ocenia człowieka. Wersja dla pracowników nie ma dostępu do akt osobowych: pytanie typu „ile dni urlopu mi zostało?” należy do samoobsługi w twoim systemie HR i asystent podaje tam link. Budujemy go do takich zadań.

• Pytania o urlopy, zwolnienia lekarskie, delegacje, samochody służbowe, pracę zdalną i benefity, z odpowiedziami na podstawie polityk, porozumień zakładowych i układów zbiorowych, z cytowanym fragmentem i wersją dla lokalizacji pytającego.
• Asystent onboardingu: do kogo się zwrócić, które szkolenia są obowiązkowe, jak wnioskować o dostęp do IT i gdzie są formularze, zbudowany na podstawie twoich przewodników onboardingowych.
• Dokumenty kadrowe: zaświadczenia o zatrudnieniu, standardowe pisma i aneksy do umów przygotowane jako szkice z twoich szablonów i danych z systemu HR, do sprawdzenia i podpisu przez HR.
• Referencje pracownicze sformułowane na podstawie oceny przekazanej przez przełożonego. Ocenia przełożony. System tylko formułuje to, co dostaje, i nikogo nie ocenia.
• Wyszukiwarka dla zespołu HR w politykach, porozumieniach zakładowych, układach zbiorowych i opisach procesów, żeby HR business partnerzy odpowiadali spójnie.

Każda decyzja o człowieku zostaje u człowieka: zatrudnienie, wynagrodzenie, awans, upomnienie, przeniesienie i zwolnienie. Asystent żadnej z nich nie przygotowuje, nie układa rankingów i niczego nie rekomenduje.

• Indywidualne sprawy trafiają do HR: gdy tylko pytanie dotyczy konkretnej osoby, umowy albo wynagrodzenia, asystent je przekazuje.
• HR odpowiada za treść: używane są tylko dokumenty zatwierdzone przez HR, a zmieniona polityka zastępuje starą wersję.
• Dokumenty pozostają szkicami, dopóki HR ich nie sprawdzi i nie podpisze. Nic nie trafia automatycznie do pracownika.
• Zmiany zakresu, źródeł albo logowania asystenta są uzgadniane z radą zakładową przed wdrożeniem.

Nie budujemy systemów, które przesiewają lub filtrują CV, układają rankingi kandydatów albo dokonują ich wstępnej selekcji, oceniają wyniki pracy czy przygotowują decyzje o awansie lub zwolnieniu. Zgodnie z pkt 4 załącznika III AI Act to zastosowania wysokiego ryzyka, a po pakiecie Digital Omnibus obowiązki z nimi związane obowiązują od 2 grudnia 2027 roku, jak podsumowała w lipcu 2026 roku kancelaria Lewis Silkin. Rozpoznawanie emocji w miejscu pracy jest zakazane (Grant Thornton, 2026).

Dla firmy, która używa takiego systemu, czyli podmiotu stosującego w rozumieniu AI Act, oznacza to od tej daty obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka, w tym nadzór człowieka. Do tego dochodzą inne przepisy. Zgodnie z art. 22 RODO odrzucenia kandydatów nie mogą być w pełni zautomatyzowane bez rzeczywistej weryfikacji przez człowieka. W Niemczech wytyczne doboru kadr wymagają zgody rady zakładowej na podstawie § 95 BetrVG, a § 95 ust. 2a wyjaśnia, że dotyczy to także sytuacji, gdy przy ich tworzeniu używa się AI. § 87 ust. 1 pkt 6 BetrVG obejmuje każdy system zdolny do monitorowania wydajności lub zachowania. A zgodnie z niemiecką ustawą AGG dyskryminacja przez system jest traktowana jak dyskryminacja przez pracodawcę.

Firmy jednak używają AI w tych obszarach. W ankiecie HR Randstad i ifo za trzeci kwartał 2025 roku 33% firm korzystających z AI w rekrutacji używało jej do analizy CV, a 31% do wstępnej selekcji. Nie budujemy takich systemów i mówimy to, zanim ktoś zapyta. Jeśli oceniasz taki produkt, pierwszym adresem są inspektor ochrony danych, rada zakładowa i prawnicy.

Asystent działa na twojej infrastrukturze i czyta tylko zatwierdzone przez ciebie dokumenty HR.

• Źródła: zatwierdzony zestaw dokumentów HR w SharePoint albo udziale plików, wersjonowany, z okresem obowiązywania i lokalizacjami lub grupami pracowników, których dotyczy.
• Odpowiedzi z cytatami dzięki RAG, czyli odpowiedziom opartym na twoich dokumentach z pokazanym źródłem. Gdy dokumenty nie odpowiadają na pytanie, asystent to mówi i proponuje przekazanie sprawy do HR.
• Dostęp przez Teams albo intranet z jednokrotnym logowaniem, więc każdy pracownik widzi zasady dla swojej lokalizacji i grupy, a nie cudze.
• Systemy HR, takie jak SAP SuccessFactors, Personio czy Workday, są podłączone tylko do przygotowywania dokumentów, w trybie odczytu i tylko dla zespołu HR.
• Hosting na własnych serwerach albo na twoim własnym koncie w chmurze. Pytania pracowników i dokumenty HR nie opuszczają twojego środowiska.
• Kupić czy zbudować: pakiety HR i Microsoft 365 Copilot mają własne funkcje AI. Jeśli odpowiadają wyłącznie na podstawie twoich zatwierdzonych dokumentów, a ich logowanie pasuje do porozumienia zakładowego, korzystaj z nich. Własna budowa opłaca się, gdy odpowiedzi muszą pochodzić ściśle z zatwierdzonego zestawu z cytatami, gdy logowanie musi szczegółowo odpowiadać porozumieniu zakładowemu albo gdy dane muszą zostać na własnych serwerach.

HR zbiera prawdziwe pytania ze swojej skrzynki, zanonimizowane, i dla każdego zapisuje poprawną odpowiedź i źródło. Ten zestaw jest testem akceptacyjnym, a HR zatwierdza wynik.

Po starcie test uruchamiamy ponownie przy każdej zmianie polityki lub porozumienia zakładowego oraz po każdej zmianie modelu albo promptu. Efekt dla HR mierzymy w sumach, na przykład liczbą pytań trafiających do skrzynki HR przed i po, nigdy na pracownika.

• Poprawna odpowiedź z poprawnym cytatem, z aktualnej wersji dokumentu.
• Poprawne przekazanie, gdy pytanie dotyczy indywidualnej sprawy albo dokumenty nie zawierają odpowiedzi.
• Brak odpowiedzi na podstawie zasad innej lokalizacji i brak treści z dokumentów, których pracownik nie może zobaczyć.
• Pytania, które próbują skłonić asystenta do oceny współpracownika albo kandydata, są odrzucane.

Asystent HR, który odpowiada tylko na pytania o polityki, nie odpowiada przykładom wysokiego ryzyka w źródłach dotyczących AI Act, na których się opieramy. Rada zakładowa i tak jest zaangażowana, jeśli korzystanie z niego można przypisać konkretnym osobom: według poradnika Bitkom o AI i współdecydowaniu z 2026 roku § 87 ust. 1 pkt 6 BetrVG ma zastosowanie, gdy system obiektywnie nadaje się do monitorowania wydajności lub zachowania, niezależnie od intencji. Sąd pracy w Hamburgu orzekł w 2024 roku (24 BVGa 1/24), w sprawie ChatGPT używanego w przeglądarce, że to prawo nie ma zastosowania, gdy pracodawca nie ma przez AI dostępu do danych pracowników. To nasza interpretacja źródeł i nie jest to porada prawna. Decydujesz razem z radą zakładową, inspektorem ochrony danych i prawnikami.

Dane pracowników chroni RODO i niemieckie prawo ochrony danych, a pracownicy muszą wiedzieć, że rozmawiają z systemem AI: to obowiązek przejrzystości z art. 50 AI Act, obowiązujący od 2 sierpnia 2026 roku. Logowanie projektujemy wokół porozumienia zakładowego, które według poradnika Bitkom powinno określać, kto ma dostęp do jakich danych i „wie Zugriffe protokolliert werden”, czyli jak logowany jest dostęp.

• Brak nazwisk w logach użycia: pseudonimizowane identyfikatory albo żadne, jeśli tak stanowi porozumienie.
• Brak raportów na osobę i brak możliwości sprawdzenia, kto o co pytał.
• Okres przechowywania zgodny z porozumieniem zakładowym, z automatycznym usuwaniem.
• Dostęp do logów tylko dla wskazanych administratorów w celu diagnozowania błędów, a każdy taki dostęp jest również logowany.
• Krótka karta systemu dla rady zakładowej: cel, źródła, co jest logowane, kto to widzi i wyniki testów.

Zacznij od pytań, na które HR odpowiada najczęściej, i zaangażuj radę zakładową od samego początku, na długo przed wdrożeniem.

• Spisz powtarzające się pytania ze skrzynki HR i dokumenty, które na nie odpowiadają.
• Sprawdź, czy te dokumenty są aktualne i zatwierdzone. Nieaktualne polityki dają nieaktualne odpowiedzi.
• Uzgodnij zakres, logowanie i okres przechowywania z radą zakładową i inspektorem ochrony danych.
• Przeprowadź test akceptacyjny z HR, a potem udostępnij asystenta najpierw jednej lokalizacji albo grupie.